組織における重要記録の管理における課題

多くの組織は、重要なファイルやレコードの作成、更新、管理に多大な時間と費用を費やしています。 多くの場合、コンプライアンスの問題により、これらの記録を少なくとも7年間保存し、一部の文書を組織の存続期間全体にわたって保存することが求められます。 文書管理に関して組織が直面する課題はかなりのものになる可能性があります。

コスト

紙のファイルを保持することは高価な命題です。 会社が資料の提出費用、提出担当者の給与、およびファイル保管に関連する不動産費用を考慮に入れると、文書を保存するための真のコストが法外なものになる可能性があります。 PricewaterhouseCoopersによると、平均的な組織は各紙の文書をファイルするのに約20ドルの労力を費やし、各ミスファイルの文書を探すのに約120ドルの労力と、文書の再作成に220ドルを費やします。 書類が提出されると、その書類の80％が回収されることは決してなく、費用を防御するのが困難になるという事実を付け加えます。

失われた書類

会社が各文書を必要なときに見つけることができれば、紙ファイルを保管する費用は許容できるかもしれません。 実際には、紙の文書は定期的に行方不明になります。 いくつかのケースでは、それらは単に誤解されています。 他の時には、彼らは永遠に失われます。 大都市では、企業は定期的にファイリングをオフサイトのファイル管理会社に委託しています。 要求されたファイルがオフサイトの施設で見つからない場合、企業は、欠けている文書を見つけることを望みながら、アーカイブされた文書のボックスを検索するために膨大なリソースを費やす必要があります。 いくつかの文書は決して発見されず、会社は情報を再作成するか、または彼らの努力を完全に放棄しそしていかなる結果も受け入れることを要求する。

セキュリティ

重要な文書には、その性質上、重要な、しばしば機密情報が含まれています。 その情報を保護することは困難な場合があります。 重要な書類を施錠された保管場所に保管し、許可を受けた担当者のみがアクセス可能な会社もあります。 アクセスのポリシング、アクセスログの維持、および権限レベルの割り当ては、ドキュメントを保存するコストを増やすだけです。 ドキュメントがサインアウトされると、ファイルが機密に保たれ、故意にまたは偶然に社内の他の誰かと共有されたり、その外部と共有されたりしないようにするために組織ができることはほとんどありません。