ドキュメント破棄手順

個人情報の盗難や文書の不適切な破棄に伴う罰金の恐れがあるため、ビジネス文書を適切に破棄することを軽視しないでください。 州の法律および業界の規制は、文書の保存期間と廃棄方法によって異なる可能性があるため、自分や従業員のための手順を開発する前に、どのポリシーが特定の事業に影響を与えるかを把握することが重要です。

コンプライアンスと方針

あなたがどこにいるのか、あるいはあなたがどのビジネスにいるのかに関わらず、あなたはどの文書を永久に破棄する必要があり、どれを破棄してはいけないかについて理解しておくべきです。 特に顧客の財務情報や従業員の健康記録に関しては、州や業界に関連する罰金が文書の不適切な処分にとって深刻な場合があります。 事業税の書類、銀行口座および事業用クレジットカードの明細書は、破棄されるまで少なくとも7年間は保管しておく必要があります。 どのドキュメントを破棄する前に破棄する必要があるかを判断したら、自分でそれを実行するか、紙の細断処理と電子データの破壊を専門とするアウトソーシング会社を雇うことができます。

承認と責任

あなたが個人的に文書の破壊を監督していないのであれば、事業主として、あなたのオフィスの管理者、ネットワーク管理者、会計士のような責任者がいることを確認してください。 この人物はあなたの方針とそれらの方針を管理する法律と規則​​に精通しているべきです。 彼はまた、破棄される文書が破棄されるべき文書のみであることを確認する必要があります。 例えば、細断されるべき紙は、当局によって初期化された密封された袋の中の１つの部屋の指定された領域に入れることができる。

紙の記録

シュレッダーは、ほとんどのビジネス文書に適した廃棄方法です。 あなたはほとんどの事務用品店で異なった量のためのシュレッダーを購入することができます。 情報の機密性に応じて、燃焼または微粉砕が好ましい場合があります。 粉砕するか細断して紙を細断すると、元に戻すことは事実上不可能になります。 自分で紙を細断処理している場合は、文書が混在していて簡単に再組み立てできないように、大きなバッチで処理することを検討してください。 リサイクルトラックが到着する直前に細断紙を出してください。

電子ドキュメント

コンピュータ上の電子文書を削除するときは、必ずゴミ箱を空にしてください。 ファイルがコンピュータのゴミ箱に残っている場合、それらのファイルは実際には削除されません。 ハードドライブがまだ所有されている限り、これは電子文書を破壊するのに十分なはずです。 ハードドライブをあきらめる前に、文書が回復不能であると思われる前に、ドライブを特別なソフトウェアで拭くか物理的に破壊する必要があります。 これには、コピーしたすべてのコピーの電子コピーを保存できるコピー機内のハードドライブが含まれます。