効果的な電子メール通信

効果的な電子メールは作家が意図する結果を生み出します。 たとえば、メッセージが特定の日付までに情報の要求である場合、受信者は理解するでしょう。 効果的な電子メールは受信者に送信者の意図の明確な理解を提供します。 それとは対照的に、不適切に書かれた電子メールは混乱を引き起こし、送信者の悪い意見を生み出す可能性があります。 あらゆる規模の企業が、業務上の執筆に関する社内指示を提供し、スタイルマニュアルの使用を要求することによって、電子メールを含む書面によるコミュニケーションの許容基準を達成できます。

電子メール標準

電子メールでの書き込みは、明確、簡潔、文法的に正しいことが必要です。 文法の誤り、つづりの間違い、文の構造が正しくないと、読者の注意を引く可能性があります。 作家は、直接的で有益な、そしてソリューション指向であるように努めるべきです。 短く簡潔なEメールは読者に優しく、通常メッセージを伝えることに成功します。 理想的なメッセージサイズは、5行以内の2段落または3段落です。 作家は、メッセージの冒頭に電子メールの目的を述べ、最後に返答期限などの望ましい結果を伝えるべきです。

件名

件名を新聞や雑誌の記事の見出しと考えてください。 それは強力で、注目を集め、そして正確にEメールの内容や目的に関連しているべきです。 良い件名が受信者の注意を引き、Eメールを開いて読むようにします。 ビジネスEメールは、会社の受信箱内の他の多くのメッセージと競合しなければなりません。 あいまいな件名は、重要な電子メールを破棄したり見落としたりする可能性があります。 それは出荷の遅れまたは顧客の失望につながる可能性があります。 件名に期限を繰り返すことは効果的です。

コンテンツ

挨拶文は可能な限りパーソナライズする必要があります。 受信者の名前が見つからない場合は、電子メールを少なくとも部署宛てに送信する必要があります。 名前の付いた受信者がいない電子メールは未読のままになります。 Eメールごとに1つのトピックしかないはずです。 あるスタッフが1つの部署または1人の人物と3つの別々のトピックについて通信している場合、彼女は3つのEメールを送信する必要があります。 このようにして、各件名は今後のEメールや返信で意味を成し続けるでしょう。 強調のためにすべて大文字または太字を使用することは最小限に抑えるべきです。 このような視覚的な合図を気にかけない受信者にとって、このやり方は面倒なことになるかもしれません。 ビジネスEメールの署名ブロックには、完全な連絡先情報を含める必要があります。

スタイルマニュアル

職場での電子メールの問題を最小限に抑える方法は、電子的にコミュニケーションをとる正しい方法を従業員に知らせるスタイルマニュアルを作成することです。 当初、会社は、書店で入手可能なガイドブックの1つを参照するようにスタッフに助言することができました。 同社は、本や他の情報源からEメール通信を行うための特定の方法を採用することができました。 最終的には、会社が独自の電子メールマニュアルにまとめるのに十分な情報が手元にあるでしょう。