経費報告ガイドライン

小企業は通常、旅費を報告するための特定のガイドラインを持っています。 従業員は、経費報告書が返却されないように、これらのガイドラインに厳密に従わなければなりません。 これは払い戻しを遅らせることができます。 経費報告のガイドラインには通常、支出、報告手順、領収書の要件、払い戻し不可の規則、および適切な承認チャネルに関する予算または日当たりの上限が含まれます。

予算編成

経費報告ガイドラインの重要な側面は、Employment-Handbook.orgによると、日々の経費の予算を決める方法を学ぶことです。 たとえば、クライアントを楽しませたり、ある晩に高価な夕食を食べたりする場合、予算内に収まるように次の日または2日にもっと安く食事をする必要があります。 これらのガイドラインは通常、簡単に参照できるように従業員ハンドブックに記載されています。 あなたの最初の出張の前にあなたの上司に旅費ガイドラインを尋ねてください。

報告

支出が発生した特定の日に各経費を報告する必要があります。 自動車のマイレージまたは飛行費用は、出発日と帰国日の特定の日に報告する必要があります。 たとえば、出発日の出発便の費用を記録し、帰国時に帰路の料金を書き留めます。 また、空港との間で100マイルを走行する場合は、走行距離を半分に分けます。 次に、会社のマイレージ割り当て（つまり、1マイルあたり27セント）に50マイルを掛けて、出発日に記録します。 その後、帰国便の残り半分とその正確な日に車で帰宅する。 経費報告書にすべての経費を連続して記録する。 それはあなたの時間を節約することができます事前に日ごとにあなたの領収書を手配するのに役立ちます。 これらのスペースは通常空白なので、経費報告書に特定の日付を記入する必要があります。 最後に、毎日の経費の合計を垂直方向に追加してから、各タイプの経費の合計を水平方向に計算します。 あなたが支払うべきものから、会社が提供した前払い金を差し引きます。 経費報告書を提出する前に、必ず計算式を再確認してください。 （参考文献1と2、およびリソース1を参照）

領収書の要件

あなたがあなたの旅行にお金を使うたびに、あなたはタクシー料金を含むあなたのすべての領収書を保管するべきです。 一般的に、5ドルを超える食事の領収書を含めるように要求されるだけです。 それでも、すべての領収書を保管しておくと、経費を正確に報告するのに役立ちます。 また、必要な領収書をすべて経費報告書に添付してください。 5ドル以上の食事の領収書に加えて、他のすべての費用の25ドルを超える領収書を添付してください。

払い戻し不可の費用

一部の経費は経費明細に含めることができません。 たとえば、駐車券、超過手荷物費用、家族への支払いなどを経費明細書に含めないでください。 特定の都市で休暇のために余分な日数を過ごす場合は、それらの経費を経費報告書に追加しないでください。 払い戻し不可の経費に関するより多くのガイドラインについては、あなたの会社のマニュアルをチェックするか、または人事に相談してください。 Employee-Handbook.orgで旅費のガイドラインを参照することもできます。

承認

ほとんどの企業では、経費報告書を上司に提出するよう求めています。 最初に署名してそのコピーを作成してください。 買掛金は通常、確認する必要があるため、旅費の払い戻しには数週間かかる場合があります。