効果的なコミュニケーションの要因

中小企業の経営者として、あなたは6マイルの高さの日を持ち、鈍い日を持ちます - 毎分あなたが2分で味わう日とあなたが午後2時までに終わらせたい日中小企業の所有者としての日常生活、予測可能であると頼りにできることの1つは、毎日コミュニケーションすることが期待されるということです - 従業員、顧客、ベンダー、営業担当者、コミュニティグループ、政府関係者、見知らぬ人 あなたは言葉でコミュニケーションする能力 - あなたが口頭で口頭で話すものに加えてあなたがテキストメッセージ、広告およびソーシャルメディア投稿で送るもの、ならびにあなたが電子メール、手紙およびプレゼンテーションで書くものに頼り、判断されます。

あなたは自分自身を「マスターコミュニケータ」とは考えていないかもしれません。 しかし、効果的にコミュニケーションをとる能力は非常に重要であるため、コミュニケーションスキルを磨くことが不可欠です。時間の賢明な投資は、少なくともほとんどの場合理解され、ひいては周りの人々の理解を深めるのに役立ちます。 この演習を正しく完了するには、効果的なコミュニケーションを促進するいくつかの要因があります。

• トップからそれを取り、そしてコミュニケーションのすべての形態に含まれるステップのあなたの知識をリフレッシュしてください。
• アクティブリスニングの価値を受け入れる。
• あなたがそれらを克服することができるように効果的なコミュニケーションへの障害を評価しなさい。

そうすることはあなたがあなたの中小企業の世界のマスターとして役立つために必要な巧みさと自信をあなたに吹き込むでしょう。

コミュニケーションプロセスに従う

事業主として、あなたはおそらく任意の特定の日に行われるコミュニケーションを含むすべての要因の数を失うでしょう。 しかし、それらのほとんどはおそらく次のような目的によって導かれるでしょう。

• 伝達情報交換情報リクエストする
• 苦情を申し立てる
• 説得問題を解決する違いを調整する*楽しませる

あなたの目標が何であれ、あらゆる形態のコミュニケーションに含まれるステップは基本的に同じです。 円の中の6つのステップを順番に（左から右へ）順番に並べると、次のように視覚化できます。

• 送信者はアイデアを開発します。 すべてのメッセージはアイデアを概念化することから始まります。 結局のところ、もしあなたが理論的根拠を持っていなければ、あなたはコミュニケーションする理由がないでしょう。
• 送信者がメッセージを作成します。 アイデアは、言葉に入れなければなりません。 どのように自分を表現するのかを決める必要があります。 コミュニケーションの専門家はこれを「エンコーディング」と呼んでいます。これは最も難しいステップです。正しいと確信できるまで、いくつかの修正が必要です。
• 送信者はメッセージの媒体を選択します。 スモールビジネスのオーナーとして、あなたは前任者がテクノロジーのおかげで自由に使えることがなかったという選択に直面します。 これが部分的にこのステップが慎重な考慮に値する理由です。 対面コミュニケーションは、電子メール、特にテキストメッセージで発生する可能性のあるタイプの誤コミュニケーションを防ぐことができます。* 送信者はメッセージを送信するので、選択した媒体を介して移動できます。 これで送信者の役割は完了です。
• 受信者はメッセージを受信して​​デコードします。 これは、困難を伴うことがあるステップです。まさにこれらの障害や障害、その他のコミュニケーション障害の要因が表面化する可能性が最も高い場合です。 送信者と受信者が同じ意味をメッセージに割り当てない限り、効果的な通信は行われません。
• 受信者がフィードバックを提供します。 フィードバックはコミュニケーションプロセスを終結させますが、常に友好的とは限りません。 すべての送信者が肯定的なフィードバックを好む一方で、混乱した、議論の多い、または怒ったフィードバックは、送信者と受信者間の双方向通信が誠実かつ誠実である限り、通信の違いを埋める機会を提供します。

アクティブリスニングスキルを磨く

最後の点があなたの中の懐疑論者をかき立てたならば、あなたはおそらく混乱している、論争的であるか怒っている交換が不完全に終わった状況を考えています。 コミュニケーションが無効だっただけではありませんでした。 それはまた分裂的でした。

根本的な原因は？ ほとんどの場合、送信者または受信者側のリスニングスキルが不十分です。 それは効果的なコミュニケーションを毎回行います、そしてそれはそれを助けません：

• 小学校にまでさかのぼると、学生は、気を惹くことに気を取られたり気を散らされたりしている場合、「注意を払っていない」ことに対して懲戒処分を受けます。 しかし、注意を払うことと聞くことは2つの異なることであり、アメリカの学校はより良いリスナーになる方法を学生に教えていません。
• 聞こえることと聞くことも、2つの異なるスキルです。
• ほとんどの人は耳を傾けるよりも話をすることを好み、他の人が話しているときに自分の時間を邪魔しないようにします。

効果的なコミュニケーションを妨げる最も一般的な障害と障害、そしてそれらを克服する方法を詳しく検討する前に、（すべての起業家のように）あなたに利益をもたらす1つのスキル、つまりアクティブリスニングについて検討してください。

あなたが大学であなたの積極的な読書のスキルを磨いた後にあなたがおそらく新しい方法で本のページをめくったように、あなたがあなたの積極的なリスニングスキルを磨くときあなたは新しいレベルの理解に達することができます。 クライアント電話をかけるときに小音量のラジオで野球の試合を聴くときなど、これは「パッシブリスニング」の反対です。 ミネソタ大学はアクティブリスニングを次のように述べています。

• 「...他の人が言っていることに十分注意を払い、指摘された点を理解するために時間をかけ、必要に応じて質問をし、不適切なときには中断しないようにします。」

アクティブリスニングは学んだスキルであり、小学校、中学校、高校、大学では教えられていないことをさらに驚かせます。 良い、アクティブなリスナーになるには練習と集中が必要です。 しかし、メイン大学が推進する5段階の戦略を実践することで、「マスターアクティブリスナー」になることができます。

• 誰かの考え、考え、感情を最初に認める。 言い換え（送信者があなた自身の言葉で言ったことを言い直す）。 何の判断もなく自由な質問をする。 要約して明確にする。 あなたの意見を述べる（もちろん外交的に）。

アクティブリスニングは、あなたがコミュニケーションの故障に遭遇することが決してないことを保証するものではありません。 しかし効果的なコミュニケーションを促進するすべての要因の中で、それは間違いなくすべての中で最も重要です。 そして、これはあなたが先にある厄介な障壁と障害物を考える前です。

効果的なコミュニケーションの障害を克服する

効果的なコミュニケーションに対する最初のそして最も複雑な障壁は態度です。 複雑なのは、次のような心の状態を形成する非常に多くの要因を網羅しているためです。

• ジェンダー社会経済的地位文化
• 個人的な信念
• 宗教的信念
• 親しみやすさや信頼性の欠如*選択的認識（自分のアジェンダに合わせて見て聞いていることをフィルタリングする行為）

効果的なコミュニケーションを促進するこれらの課題とチャンピオン要因に対抗するために：

• 協調的な態度をとる*自分自身を他の人の立場に置く（または、少なくともこれをやろうとする）。 それは共感と呼ばれ、それはアクティブリスニングの習得に続くもう一つの学んだライフスキルです。
• 親密さを作ります - 安らぎと快適さの感覚。 （時間が経てば、親密な関係が信頼に発展し、オープンで誠実なコミュニケーションが促進されます。）今のところ、あらゆる緊張を軽減し、自由なコミュニケーションの流れを促進するために最善を尽くします。
• 心を開いてください。 判断や批判を控える。
• 防御力を発揮するか、時期尚早の仮定を立てます。
• 寄与する要素（感情の存在やわかりにくいアクセントなど）ではなく、メッセージに集中してください。

効果的なコミュニケーションの第二の障壁は言語と媒体です。 態度と同様に、それは等しく広く、以下のような要素を含みます。

• 単語の選択*音色（ピッチ、イントネーション、音量を含む）
• 身体言語と身振り*非言語的合図

これらの課題に対抗し、効果的なコミュニケーションを促進する要因を擁護するために：

• シンプルで明快で正確な言葉を使う。*複雑な言葉や隠喩を避ける。
• あなたの語彙からスラングと専門用語を落としなさい。 固定観念を暗示する偏った言葉や言葉は避けてください。 あなたの表情をあなたの声の調子に合わせるために最善を尽くします。 手のジェスチャーの使用をやめる（または少なくとも減らす）。 あなたはそれらを強調することを意図しているかもしれませんが、彼らは気を散らすかもしれません。 ゴシップを控えましょう（それを聞き、それを広めることの両方）。
• 誰かのプライバシーに対する基本的権利を常に保護する。
• あなたのメッセージを補足する媒体を選びなさい。 たとえば、緊急の情報はおそらく迅速な媒体を必要とします。 あなたはいつでも第二の媒体で後でフォローアップすることができます。
• それが重要であるならば、書かれたメッセージでたとえrote口頭のメッセージさえ補強することを考えなさい。 説明としても役立つかもしれません。

自分が何を意味しているかを言ったり、自分が言ったことを意味していると言うのは簡単に思えるかもしれません。 さらに、2人の人が2つの異なる方法で同じメッセージに応答する可能性があるため、「ソースの検討」も重要です。

明らかに、もしあなたが従業員を懲戒する必要があるなら、個人的にそして直接にそうするのが良いです。 しかし、あなたが従業員を褒めたい場合はどうなりますか？ あなたは「聴衆」と一緒にそうすべきです - それで、傍受者の誰もが聞くことができますか？ あなたが1年間で英語を習得しなかったように、あなたもおそらく言語とメディアの可能性を最小化することを学ぶことはないでしょう。 時間をかけてください。 辛抱しますよ。

効果的なコミュニケーションに対する3つ目の障害は、リスニングとフィードバックです。 良いリスニングスキルがなければ、メッセージの送信者は受信者がそれを理解しているかどうかわかりません。 そしてフィードバックがなければ、送信者は受信者がメッセージを正しく解釈したかどうか知りません。 多くの要因がこの重要なプロセスを妨げる可能性がありますが、それらは以下のカテゴリーに分類される傾向があります。

• 不注意
• 防御力*時期尚早の仮定
• 精度不足
• 明瞭さと流暢さ

あなたの積極的なリスニングスキルを磨くことは、あなたがこれらの課題に対抗する手助けをし、効果的なコミュニケーションを促進する要因を擁護するのに大いに役立ちます。 あなたもすることができます：

• 警戒してください（そして警戒してください）。
• 明確にするために質問をする。
• 相手の人がそのメッセージを書き終えたと確信できるまで、判断と応答を差し控えます。*アドバイスを求められたとしても、指示のように、メッセージを出さずに提供するようにしてください。 ソフトペダリングとして知られているこのタイプのアドバイスは、あなたが「私たち」という言葉を使った場合、たとえあなたが実際には解決策の一部ではないとしても、もっと簡単に受け入れることができます。 あるいは、「あなたは…についてどう思いますか？」または「これまでにやることを検討しましたか？」

効果的なコミュニケーションを妨げる4つ目の要因は、ノイズと物理的な障害です。

• 人からの騒音機械からの騒音交通からの騒音温度照明*座席とレイアウト
• 混雑

そのような気を散らすものを取り除く（あるいは少なくとも減らす）ことは明らかな解決策のように思えます - それはすべての問題を解決することができるものです。 あなたができないとき - 劣った環境のなすがままになっているとき - あなたがとることができる最善のステップは聞くこと、話すこと、そして対話することをもっと助長するものに移ることです。 はい、会場の変更を提案するために誰かを中断する必要があるかもしれません。 しかし、あなたの大切なメッセージが他の情報源と競合している環境で先に偽造しようとするのに比べて、短い中断はおそらく青白くなります。

あなたは学び成長する

ソフトウェアの選択、会計システム、広告プラン、およびその他の小規模ビジネスの要素を微調整するときにミスが発生するのと同じように、コミュニケーションスキルを磨くときにも、間違いを犯すことになるでしょう。

いくつかのボタンを押すことで微調整できるコンピュータやコンピュータプログラムとは異なり、人間にはボタンや取扱説明書が付属していません。 これが部分的にあなたのビジネスのヒューマンダイナミクスがすべての中で最もやりがいのあるものであるが、また最もやりがいのあるものであることが判明するかもしれない理由です。