議事録を効果的に取得する方法を教えてください。

会議議事録は、会議に出席した人々に、会議中に提供された重要な決定事項、時刻表、プロジェクト、アイデア、その他の情報を思い出させるために使用されます。会議の議事録を取るときは、各出席者に注意深く耳を傾け、提案されたアイデア、決定事項、またはキーポイントに注意してください。対処する各トピックについて整理されたメモを取るために、事前に議事録テンプレートを作成します。会議中および会議後に紛らわしい問題を明確にするために質問をする。ミーティングがまだ頭の中で新鮮な間に、メモを公式ミーティング議事録にまとめます。

1。

会議のトピックをよりよく理解するために、会議の前に背景情報を編集します。スライドショーのプレゼンテーション、配布資料、その他の資料をスピーカーから事前にコピーしてください。公式の会議議事録に名前を含めることができるように、会議に参加している人のリストを作成するか、会議中に出席シートを渡してください。

2。

会議の日時、目的、進行役の名前、および会議の期間を入力するためのスペースを含む会議テンプレートを作成します。会議の開始前にこの情報を記入してください。最後の会議の期間中にも病気です。各ディスカッショントピックをリストし、メモを取るのに十分なスペースを用意します。公式会議議事録を作成するときの混乱を避けるためにテンプレートページに番号を付けます。ラップトップコンピューターを使用してメモを取る場合は、紙または電子ワープロ文書に会議用テンプレートを作成します。

3。

会議中は注意深く聞いてください。各トピックに関する情報をテンプレートの対応するセクションに記録します。会話に積極的に関わっている人の名前とともに、提案、苦情、決議を含む適切な情報のみを含めてください。プレゼンテーション中になされた要点を含める。新しいタスク、製品開発のアイデア、プロジェクト完了までのスケジュールを記録し、行われたすべての重要な決定をリストします。

4。

会議が中止される前に、メモをすぐに確認してください。あなたが持つかもしれない質問を明確にするために、会議に出席している人がまだ利用可能である間に、すぐにフォローアップの質問をする。

5。

できるだけ早く会議中に収集されたメモやプレゼンテーション資料を使用して、公式会議議事録のリストを作成します。情報が正確で完全であるかどうかを判断するために、他の出席者または進行役との会議議事録を確認します。会議に出席した人々に公式の会議議事録を配布する。