ビジネス課題のスケジュールを文書化する方法
ドキュメンテーションはあらゆるビジネスの重要な部分です。 質問や問題は常に発生します。今後発生する可能性のある問題をサポートするには、サインインおよびサインアウトシート、インシデントレポート、その他の種類の日常業務の概要などの事務処理を用意しておくと便利です。 インシデントが訴訟を起こした場合、プロジェクトが軌道に乗っていなかったり、開発中のソフトウェアプログラムがテストに失敗した場合は、ドキュメントを使用してタイムラインを作成することが根本原因分析手順の一部です。
根本原因分析
問題が発生したとき、それは本当の問題の症状にすぎないかもしれません。 根本原因分析は、問題を特定し、時間とプロセスをさかのぼって問題の原因となった一連のイベントを引き起こした原因を見つける方法です。 根本原因分析では、調査対象の問題から始めて、原因と結果の調査を通じてタイムラインを作成します。
何が起こった？
根本的な原因の症状と見なすことができる目に見える問題から始めます。 物理的要素、人的要素、および運用上の要素に関する問題の詳細な説明が、問題の原因を突き止めるための場所を明らかにする可能性があります。 これら3つの要素をタイムラインに入れて、調査中の問題における各要素の役割の考えられる原因についてメモします。 明確な原因はそれ以上分析することなく決定できますが、そうでなければ、根本的な原因が明らかになるまで各要素の因果関係を遡って持ち帰ることで、寄与したかもしれない副次的な問題を見逃すことはありません。
なぜそれが起こったのですか？
問題を引き起こした物理的、人的、または組織的要因の日付、時刻、および説明を文書化します。 配達の失敗、キーマシンの利用不能、または重要なコンピュータプログラムの誤動作などの物理的な原因に関して、問題の前にあるものを正確に判断します。 次に、人間の関与がこの問題にどのように関係しているかを調べます。 たとえば、プロジェクトが軌道に乗っていない場合、参加者の不在、情報の提供が遅れた、または誰かがミスをしたことが原因である可能性があります。 ポリシーの変更、階層型通信の失敗による遅延または誤解など、問題の原因となっている組織的な原因がないかどうかを確認します。
根本的な原因は何ですか？
あなたは本当の犯人を見つける前に原因と結果のいくつかの層を通してあなたの分析を戻す必要があるかもしれません。 また、肉体的、人的、または運用上の問題を含む一連の副次的な問題が、検討中の問題の一因となっていることもわかります。 タイムラインの各インスタンスを文書化し、そのインスタンスに関連する事務処理をすべて収集することで、問題を解決するものとソリューションの作成方法に関する決定の基礎が得られます。 ポリシープランニングセッション中の誤った決定は、調査中の問題に時間をかけて導いた可能性があり、タイムラインは、誤った決定が行われてからの影響を修正するためのロードマップを提供します。
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