ビジネスでキャンセルされた小切手を提出する方法

キャンセルされた小切手は、受取人によって現金化され、あなたの銀行機関によって決済されたものです。 キャンセルされた小切手のための賢明なファイリングシステムは、事業に運用上の利益と法的補償を提供します。 企業は、キャンセルした小切手を個人の好みに基づいて電子的または物理的な形式で提出することができます。

チェックを続ける理由

キャンセルされた小切手を保管する最も重要な理由は、税務調査の場合に証拠を提供することです。 キャンセルされた小切手は、あなたが納税申告書に請求する費用が本当に存在するという確かな証拠を提供します。 技術的にはIRSは詐欺の疑いがある場合でももっと古い申告書に異議を申し立てることができますが、税務上少なくとも7年間はキャンセルされた小切手を保存するのが最善です。 法的利益の他に、キャンセルされた小切手は簿記業務を簡素化し、仕入先への二重支払いを防ぐのに役立ちます。

物理的対電子

いくつかの銀行はまだそれらを要求する顧客に元のキャンセルされた小切手を返します。 しかし、ほとんどの銀行は、原本の代わりにキャンセルされた小切手の物理的または電子的コピーを発行します。 IRSでは、物理的または電子的なコピーを有効な証拠として認めているため、事業主は自分の業務に最も適したものを選択できます。 多くの銀行では、顧客に、キャンセルされた小切手のすべてのコピーとその物理的および電子的な毎月の明細書を自動的に受け取るオプションを許可しています。

ファイリングシステム

電子小切手と物理小切手のどちらを選択するかにかかわらず、実用的なファイリングシステムが必要です。 キャンセルされた小切手を提出するための2つの主要なオプションがあります：期間によって、またはベンダーによって。 チェックを月単位で実行すると、不要になった古いチェックを簡単に削除または破棄できます。 あなたがあなたの毎月の銀行取引明細書から電子コピーをダウンロードするなら、毎月の方法もまたうまくいきます。 仕入先ごとにファイリングすることで、取引がどこから来ているのかを分析することが容易になりますが、会計ソフトウェアを使用してそれを行うことができます。

その他の情報

細かいことで小切手のファイリングシステムが大丈夫から最高のものに変わることがあります。 キャンセルされた小切手を対応する請求書に添付して一緒に提出すると、1つの石で2羽の鳥を殺すことができます。 これにより、入ってくる請求書に対する未払いの支払いを簡単に見つけることができます。 小切手を書くときは、必ず請求書にマークまたは小切手を付けてください。 これは、誤って請求書を2回支払わないようにするのに役立ちます。 ファイリングシステムが物理的なものである場合は、安全性を高めるため、施錠したファイリングキャビネットに保管してください。 データの損失を防ぐために、電子ファイリングシステムのバックアップを取っておくか、クラウド上に保管してください。