より良いドキュメント管理とチームコラボレーションのためのDropboxの使い方

Dropboxはあらゆる規模のビジネスに適したものにするための柔軟性と拡張性を持っています。 クライアントソフトウェアは慎重にバックグラウンドで実行され、クラウドとDropboxがインストールされている任意のコンピュータとの間でファイルを同期します。Windows、Mac、Linux、Android、iOS、およびBlackBerry用の公式アプリが利用可能です。 自分のアカウントにログインして、WebブラウザからDropboxのファイルにアクセスすることもできます。

ビジネスアカウント

Dropboxには、特にビジネスユーザー向けの特別なプランがあります。 これらのビジネスアカウントを使用すると、個人アカウントよりもチームメンバーやフォルダへのアクセスを簡単に管理でき、無制限のファイル回復とバージョン管理の履歴を含めることができます。 HipChat、1Password、CloudOnなどのビジネス管理アプリもDropboxと連携できます。

文書管理

Dropboxでチームメンバー間でフォルダを共有すると、1台のコンピュータで行われた変更は自動的にクラウドに同期され、同じアカウントに接続されている他のすべてのコンピュータに同期されます。 このインスタント双方向同期機能のおかげで、すべてのチームメンバーは、ドキュメントの電子メール送信やバージョンの確認を必要とせずに、ファイルの最新バージョンに確実にアクセスできます。 ただし、Dropboxでは、2人のユーザーが同じドキュメントを同時に操作することはできません。 他のマシンで既に開いているドキュメントを誰かがロードした場合、Dropboxは「衝突コピー」を作成し、それにユーザーとタイムスタンプを付けます。 これら2つのバージョンは、必要に応じて手動でマージできます。

チームコラボレーション

Dropbox for Businessアカウントの管理者は、チームメンバーを指定し、それらのメンバーがフォルダやファイルを共有する方法を制御できます。 だれがチームに新しいメンバーを招待できるか、したがって作業中の共有フォルダを誰が制御できるかを制御することもできます。 もしあなたがチーム外の人たちと読み取り専用のリンクを共有する必要があるならば、Dropboxもこれを可能にします。 Dropboxはそれがインストールされているすべてのコンピュータから双方向の同期を提供するので、チームメンバーは彼らが同じオフィスにいても世界の反対側にいようがプロジェクトに一緒に取り組むことができます。

その他の機能

Dropbox for Businessアカウントでは詳細なレポートとログ記録も提供されるため、どのチームメンバーがサインインしているか、誰がどのドキュメントを変更したかを確認したり、新しいデバイスやコンピューターを接続したときにアラートを受け取ることができます。 Dropboxに組み込まれているセキュリティ機能には、2段階認証（新しいデバイスにサインインするときにパスコードが必要）、256ビットのAES暗号化、および中央管理インターフェースからリモートでリンクを解除する機能があります。 モバイルアプリを使用すると、チームメンバーは外出先でファイルにアクセスできますが、モバイルプラットフォームではファイルは自動的に反対方向に同期されないため、変更した場合は手動でアップロードする必要があります。