従業員向け操作マニュアルの書き方

新入社員の訓練、改善のためのプロセスの見直し、職務内容の修正、または病気や離職による従業員の交代の際には、従業員の業務マニュアルが特に役立ちます。 多くの組織では、従業員の操作マニュアルを作成するのに数週間ではないにしても、プロセスに関係する人の数とマニュアルに含める操作の量のために、数日かかる場合があります。 取扱説明書は、従業員ハンドブックとは異なります。 従業員ハンドブックは職場の方針とガイドラインに焦点を当てていますが、従業員操作マニュアルの焦点はジョブグループまたは部門のための作業プロセスです。

1。

あなたの会社の従業員操作マニュアルの目的を決めます。 組織全体に対して1つのマニュアルを作成する会社もあれば、部門ごとに従業員操作マニュアルを作成する会社もあります。 あなたの会社が複数の部署と大規模な従業員基盤を持っているならば、部署特有のマニュアルはより良い選択です。 一方、従業員が会社のさまざまな分野の従業員の職務を想定して機能横断的に作業する小規模な会社がある場合は、全社的な運用マニュアルの方がおそらく役に立ちます。

2。

役職と役職のリストを取得します。 製図段階で意見を述べることができる各ジョブの従業員を特定します。 職種ごとに職務の説明をまとめ、職務に応じて部門別に分類します。 たとえば、管理サポートの職務内容をすべて整理してから、販売、購買、および執行部門の管理アシスタントなど、部門別に分類します。

3。

各職務の説明を見直し、職務の重要な機能を選択します。 主要タスクを強調表示し、各ジョブタスクに必要なすべてのリソースを含めて、各タスクを実行するために使用されるプロセスを説明します。 執行部門の管理補助プロセスの例には、最高経営責任者、最高執行責任者、最高財務責任者など、現職者がサポートするポジションが含まれます。 必要なリソースには、機密ファイル資料、財務データ、および投資家向け広報資料へのアクセスが含まれます。 エグゼクティブレベルのプロセスの詳細は、エグゼクティブレベルの業務の機密性により、その部門の従業員向けのマニュアルのコピーにのみ含まれている必要があります。

4。

運用マニュアルページを作成している各ポジションの従業員との個別の会議をスケジュールします。 単に従業員の職務内容説明書に含まれているタスクのリストを繰り返すのを避け、代わりに職務の実行方法に集中してください。 たとえば、人事部のための従業員操作マニュアルを作成している場合は、採用と選択、従業員の関係、および報酬と給付に関連するタスクを実行する従業員から情報を入手します。 新入社員の処理方法(新入社員の処理に関与している従業員)、および新入社員に必要な資料および文書(経歴調査票、薬物検査情報、制服、身分証明書、鍵およびコンピューター機器のログイン情報など)。

5。

従業員操作マニュアルのセクションを部門機能と部門間機能のさまざまなタイプに専用にします。 人事、販売、出荷、経理、会社の他の部門などの部門別プロセス、および従業員の解雇などの部門間の機能について説明します。 その部門の採用担当マネージャは、従業員の人事ファイルがレビューに利用できることを確認するために人事部に連絡する必要があります。 雇用マネージャと人事担当者は、一時停止または解雇の理由を話し合い、最終的に一時停止または解雇を決断したときに従業員との打ち合わせを予定しなければなりません。

6。

従業員の業務マニュアルを作成し配布する際には、裁量と独自の判断を使用してください。 上司と上司は通常、割り当てられた部署のプロセスを知っておく必要がありますが、上司と上司が同じ種類の情報を入手できることを職務担当に求めていない別のバージョンのオペレーションマニュアルを作成することができます。 。

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