取引のための手紙の書き方

手紙は法的文書としては認められないかもしれませんが、業務上の取引が失敗した場合の証拠として役立つかもしれません。 たとえあなたが既に誰かと話し合ったあなたの中小企業のための商取引を確認または詳細にするために手紙を書いているとしても、それは誤解しないことが重要です。 いくつかの基本的な手紙の作成手順に従って、あなたとあなたの仲間は同じ波長にとどまり、事実のすべてを見直し、あなたの取引を円滑に保つのに役立ちます。

1。

会社の文房具にあなたの手紙を書いてください。 記事の内容に関して質問がある場合は、これにより受信者に簡単に連絡することができます。 これはまた、個人的な責任ではなく会社からの手紙であることを確認することによって、個人的な責任からあなたを保護することもできます。

2。

部署ではなく人宛に手紙を送ってください。 可能であれば、「拝啓」や「気になる人へ」ではなく、挨拶文にその人の名前を使用してください。

3。

最初の文の中で手紙の理由を詳しく述べてください。

4。

取引の詳細を記載してください。 たとえば、「2011年12月23日までに納入されるACMEウィジェット15個、モデル＃223の注文を確認しています」と書きます。 モデル番号や納入日を指定せずに単にウィジェットを参照するだけでは、誤解を招く可能性があります。 この情報を追加すると、受信者にエラーが発生した場合はエラーを通知します。

5。

あなたの手紙を見直して、あなたが5つのWをカバーしているかどうかを確かめてください：誰、何、どこで、いつ、なぜ。 あなたは電話で話しているので、あなたが扱っている人や会社の名前を手紙に含める必要はないと思い込まないでください。 あなたが「来週の木曜日」と言ったとき、あなたの仲間はあなたがした翌週を意味すると思ったかもしれません。 あなたが取引について知らない人に手紙を書いているかのように具体的にしてください。

6。

各自が受けるであろう対価、または利益を述べなさい。 たとえば、「2011年12月23日までに納品されるACMEウィジェット15個、モデル＃223の注文を確認しています。注文の合計金額は$ 2, 847.52になります。」と書きます。

7。

取引に終了日を追加します。 あなたがあなたのオファーが良い時間を制限しないならば、あなたの仲間は彼に利益をもたらしそしてあなたの意図された取引日の数週間後または数ヶ月後にあなたを傷つける市場条件を利用できるかもしれません。

8。

あなたの手紙を綴る。 非専門的に見えることに加えて、タイプミスはトランザクションエラーを引き起こし、あなたの会社のお金にかかる可能性があります。

9。

問題がある場合は、クライアント、顧客、またはビジネスアソシエートから電話を受けることができます。

10。

あなたの署名の下にあなたの役職と会社名を含めてください。 これは、あなたがあなたのビジネスの代理人として行動していることを明らかにするので、あなたを個人的な責任から守るかもしれません。

11。

追記を追加するか、PS内のPS情報が際立ち、重要な情報を強調表示したり繰り返したりする機会が与えられます。