安全性に関する意欲を高めるようなメモを書く方法

安全上の問題に関するメモを書くことは、管理職の一日のうちで最も元気な行動になることはありません。これは、従業員の間で懸念を引き起こす問題に対処することもあるためです。 しかし、安全性についてのコミュニケーションもまた、士気を高める行動として役立ちます。 問題に関する知識を明確に表示することで、問題に効果的に対処していることを全員に安心させることができます。

視聴者の詳細

メモは誰に適用されるかの宣言から始まります。 「To：」行のオーディエンスは作家の心には明白かもしれませんが、受信者は彼が個人としてターゲットにされているのか、通知が彼のグループだけに適用されるのか、それとも全社的な見逃しなのかを知りません。 いくつかの安全メモは広い網を投げかけているが、他のものは影響を受けていない従業員の間の不必要な懸念を避けるために該当するグループに狭く絞られるべきである。 メモの作成者として自分自身を識別する "From"行を使ってアドレスをたどり、いくつかの単語で "件名"行にメモの焦点を要約します。

クリアに

メモは短くなるように設計されているので、あなたが書いているトピックの周りでは踊らないでください。 あなたの懸念を明確かつ簡潔に伝えます。 問題が何であるか、そしてなぜそれが注意を要する分野であるのかを全員に知らせます。 それが労働者または顧客の健康を害するか、より広い法的責任を負うかにかかわらず、問題の深刻さを伝えることは専門知識を伝えないメモに付随するかもしれない士気を押しつぶす不確実性を避けます。

ソリューションを提供

問題の解決方法を従業員に伝えます。 安全上の懸念に対処する能力に自信があるべきなのかどうかを知ることができるため、これはおそらく従業員の士気を維持するための最も重要な分野です。 計画されているステップ、または労働者や顧客へのリスクを軽減するために計画されているステップについて、および計画の実行に責任を持つのは誰かについて可能な限り透明にします。 あなたが問題を理解しており、それを大事にしていることを労働者に知らせることは、彼らが仕事上安全であり続けるという保証を提供します。

労働者を巻き込む

従業員の期待が何であるかを知っていれば、従業員の士気は高まる可能性があります。 たとえば、安全上の問題が職場への不正アクセスに関するものである場合は、侵入の際にとるべき措置を説明してください。 目的が安全な共有ワークスペースを維持することであるならば、それらのシフトの始めと終わりの両方で危険な物が片付けられることを確実にするように彼らに求めてください。 彼らが助けるために何ができるかを彼らに知らせることは彼らに果たすべき積極的な役割を与えます。

連絡先情報を提供する

このメモには、安全上の問題の監視を担当している担当者と、従業員がどこで質問に対応できるかが詳しく記載されています。 連絡窓口は、担当の権限を持つ人を配置し、不確実性が残る場合にはそれらに行く場所を与えます。 これにより、噂工場が回答センターになることも防げます。 安全性の問題が発生したときに誰と話をするべきかを知っていることで、潜在的に分裂的な状況にすばやく対処することができ、士気を浪費することを防ぎます。