電子メール署名のガイドライン

署名ブロックは、すべての送信メールメッセージとともに生成され送信されるテキストです。 電子メールの署名は、あなたの情報があなたのメッセージ受信者にとって簡単にアクセス可能であることを保証する機会です。 ただし、クイックメッセージを送信するときには、正式と非公式の境界を曖昧にするのは簡単です。 適切に設計された署名行を持つことは、あなたが不適切な画像を提示するのを避けるのに役立ちます。

連絡先

あなたの署名ブロックにあなたの名前、役職、連絡先情報を含めてください。 あなたがEメールを送るとき、特にビジネス目的のために、受取人はあなたの手紙を書き終えてそれからより多くの情報のためにあなたに連絡する方法をすぐに見ることができるはずです。 あなたの連絡先情報にあなたの名前、役職、あなたの会社の名前、住所、電話番号を含めてください。

ウェブサイト

あなたは個人的なウェブサイトまたはあなたの会社のウェブサイト上のページを持っていますか？ もしそうなら、あなたの署名ブロックにアドレスを含めてください。 この情報は受信者のブックマークに保存できます。 Webサイトのアドレスを署名ブロックに含める場合は、通常 "// www"の部分を省略できます。 あなたは単に "xyzcompany.com"と書くでしょう。 これにより、限られた文字シグネチャブロックの文字が節約されます。

6行以内

バルパライソ大学ロースクールのEメール署名ガイドラインによると、署名ブロックは6行以下にする必要があります。 これには「ルール」はなく、行数は会社や個人によって異なる場合がありますが、一般的な経験則では、署名はできるだけ短くすることです。

均一な署名

コロラド大学デンバー校は、企業または組織を通じて統一Eメールを宣伝しています。 これにより、企業内の複数の人々と取引を行う顧客にブランドの認知度を高めることができます。 職場で使用する署名を作成している場合は、署名を電子メールで送信するためのガイドラインがあるかどうかを上司に確認し、1つまたは2つのサンプルを依頼してください。 あなたが個人的な目的またはあなたが所有する事業のためにサインを作成しているならば、あなたはあなた自身のガイドラインを作成することができます。

見積もりを避ける

個人的なことわざや引用をビジネス上の通信に使用しないでください。 あなたが面白いと思うもの、他の人が不快に思うかもしれないので、それは注意の側で誤って、引用を加えないほうがよいです。 読者があなたを特定し、連絡を取るために必要となる基本的な連絡先の事実に固執してください。