出張レポートの書き方

あなたの出張についてのレポートを書くとき、それはあなたが会社をあなたに送るのが良い投資だった方法を強調しました。 これは、将来の出張もまた十分に費やされるお金であることを管理者に納得させるのに役立ちます。 セミナー、会議または見本市への出張についてのレポートを作成することは、会社の投資に対する見返りを示すことに集中するべきです。

旅行レポートの形式

あなたが長く正式な報告書を書いているのでなければ、表紙や目次のページ、そして要約を飛ばしてください。 文書の長さがほんの数ページになる場合はメモ形式を使用し、日付、レポートのトピック、名前、受信者をリストした見出しを使用します。 セクションの先頭を使用して、旅行目的、概要、特典、コスト、概要などのレポートを整理します。

はじめにと概要

事実を述べているが、サポートや詳細を提供していない概要からレポートを始めてください。 旅行の内容、送信された理由、および予想される結果を読者に知らせます。 例えば、あなたはあなたが重要な顧客と会い、新しい顧客を見込みそして競争をチェックするためにあなたがカリフォルニアの展示会に行ったと書いているかもしれません。 あなたは、あなたがより良い従業員を採用し、離職率を減らし、そしてより良い福利厚生を開発するのを助けるために新しい人事慣行を学ぶためにビジネスワークショップに参加したと書くかもしれません。

レポートの本文

そのイベントで何が起こったのか、またはその目標を達成したかどうかについて説明してください。 不足していることについては、上司に話すことを恐れないでください。そうしないと、彼は後で尋ねますが、この情報を故意にレポートから除外したように見えるかもしれません。 たとえば、見本市に行っても有望な新しい顧客と出会うことができなかった場合は、長年の顧客との関係を強固にし、競合他社に関する新しい情報を習得した場合があります。

あなたの目標やあなたの会社に利益をもたらすであろう何かに関連する出来事の具体例を挙げてください。 特定のソフトウェアに関する知識の向上など、出張で得た個人的な特典を一覧表示するのではなく、これらの特典が会社にどのように役立つかを説明します。たとえば、このスキルを持つために外部ベンダーを雇う必要がなくなります。

旅のハイライトをまとめる

あなたの予想される利益、あなたがそれを達成したかどうか、他の人への旅行の総費用、会社に対する予想される経済的利益、そして将来へのあなたの推薦を含む旅行のハイライトを要約するために要約を使ってください。 あなたの旅行の恩恵についてより具体的になることができるほど、あなたの上司が彼らの投資に対する収益を計算することがより簡単になります。

経費報告書を添付する

詳細を文書に記載するのではなく、経費報告書を文書に添付することを検討してください。 あなたの文書に旅費の合計を含めますが、経費報告書の航空運賃、宿泊費、食事代、チップ代、駐車場、その他の旅費などの詳細を保存します。