名前を偽装し、人事レポートを機密にする方法

人事部は従業員情報の保護者でありゲートキーパーです。そのため、HRスタッフはより高い水準の機密性を保持されています。人事担当者が個々の従業員に関するデータを含むレポートまたは従業員指標を作成する場合、識別情報を保護することが重要です。人事スタッフはさまざまな目的で多数のレポートを作成します。したがって、機密保持のために従業員の識別情報を偽装するための複数の方法を開発する必要があります。

EEOデータ

50人以上の労働者を雇用し、連邦契約で少なくとも50, 000ドルの事業を行っている企業は、書面による肯定的な行動計画を立てる必要があります。大統領令11246はまた、人種、民族、身体障害および退役軍人の地位など、申請者および従業員から得た情報の追跡を義務付けています。この情報は雇用機会均等データと呼ばれます。 EEOデータをまとめるには、集計レポートとポジション別レポートの2つの方法があります。申請者と従業員の名前は、これらのレポートのどちらにも必要ありません。したがって、人事部は単に名前を修正するか、 "xxxxx"を使用して名前を偽装することができます。

人事調査レポート

人事担当職員は、公民権法のタイトルVIIに違反する可能性のある差別や嫌がらせ、または米国雇用機会均等委員会が施行するその他の法律など、職場の問題を解決するための調査を頻繁に実施します。調査に関連するすべての情報は可能な限り機密にし、通常の雇用ファイルとは別のファイルに保存する必要があります。人事スタッフが調査を完了すると、通常、雇用主のEEOCに提出する立場を守る声明を書きます。会社が不当な雇用慣行に従事していると主張した従業員の名前および証人の名前は、会社の見解書に偽装することはできません。従業員の名前はEEOCに開示する必要があります。ただし、人事スタッフがEEOCまたは人事部門以外の人に調査を開示しなければならない場合、従業員および証人の名前を「従業員の請求」および「証人番号1」、「証人番号2」などに偽装できます。に。「従業員の担当」という用語は人事担当医にはよく知られています。

識別子

給与やポジション分析など、通常は従業員の名前を必要とする人事レポートには特別な識別子を使用します。従業員の名前を、社会保障番号の最後の4桁と雇用日を組み合わせた識別子に置き換えます。たとえば、2012年12月15日に雇用され、社会保障番号の最後の4桁が5650である従業員は、月と年が雇用日に十分であれば、識別子121520125650または1220125650を使用できます。性別に基づく給与分析のために従業員データを分析する必要がある場合は、ITプログラムで数値しか許可されていない限り、識別子にMまたはFを追加します。その場合、男性従業員と女性従業員をそれぞれ示すために0と1を使用します。

マルチサイト雇用者

複数のサイトの従業員の従業員データを分析する必要がある場合は、各会社の所在地に数値を割り当てます。各拠点の運用順に応じて数値を割り当てることができます。たとえば、ボルチモア、フィラデルフィア、バージニアビーチに場所を開いた場合は、各従業員の識別子の後に1、2、および3を使用できます。

HRレポートの処理

従業員データの保護を保護し、それを知っておく必要がある場合にのみ開示することが重要です。人事データが電子化されており、人事部門以外の人（ITスタッフなど）によってレポートを生成する必要がある場合は、従業員の身元を隠すことを意識しているスタッフの1人に仕事を割り当ててもらう情報。また、パスワード保護、ロックワークステーションおよびファイルキャビネットを使用して人事レポートの機密性を維持することを検討してください、と2011年8月にITおよびネットワークサポートプロバイダDatapriseのDavid Eisner氏は述べています。 Infobox Webサイトの「Employee Data Secure」を参照してください。同様に、人事部の特定の従業員情報を知る必要のない従業員（応募者への挨拶や電話への応答のみを職務とする人事アシスタントなど）は、機密の従業員データを扱うべきではありません。