社員の不正行為報告書の書き方

あなたの従業員の一人が会社の方針に違反する方法で行動したとき、あなたは従業員の不正行為フォームに記入し、あなたの人事部にこの文書を提出しなければならないかもしれません。 通常、従業員の不正行為フォームには、従業員の行動の概要、およびそれが作業方針や作業手順に特に違反した方法が含まれています。 不正行為に連邦法が含まれていない限り、ケースバイケースで対処する可能性があります。つまり、従業員の不正行為フォームは公式記録の一部になります。 従業員の不正行為報告書を作成する際には、特定のガイドラインに従うことが重要です。

不正行為の調査の詳細

あなたが書くべき最初の事は申し立てられた不正行為の調査のプロセスです。 これには、証人を含む不正行為に関与した全従業員の名前、および発生した出来事に関連する各人の証言の要約を含める必要があります。 また、不正行為を取り巻く状況のより包括的な状況を描くことができるビデオ映像、Eメール、または手紙の存在などの裏付けとなる証拠も含める必要があります。

特定の不正行為を説明する

反論を書くときには、不正行為の正確な性質を詳しく説明することが重要です。 反論の記録には、従業員の行動の要約、不正行為が発生した日付、不正行為が発生した時間、およびその行為が職場の方針に違反した理由を含める必要があります。 たとえば、不正行為に他の従業員に対する虐待的な表現が含まれている場合は、虐待が発生した日付、その従業員が使用した正確な言葉、虐待の状況、および不正行為が被害者に及ぼした影響を書きます。 虐待が違反したというポリシーも含めることになります。

改善行動計画の詳細

また、不正行為について従業員に話した日時と、不正行為が再発しないようにするために講じた行動計画も含める必要があります。 前の例を使用して、虐待の被害者を修正するために従業員が取らなければならない具体的な手順を詳細に説明します。また、不正行為をした従業員に期待される基準を示します。 また、従業員が保護観察を受けているか、書面または口頭で警告を発しているか、また将来その行動が容認されないことを理解しているかどうかを示す必要があります。

将来の不正行為の結果の詳細

反論の中で最も重要な部分の1つは、従業員が否定的な行動を繰り返した場合の影響を一覧にすることです。 不正行為を報告するすべての効果的な見本の手紙には、従業員が将来別の同僚を口頭で虐待する場合にとるべきステップを含める必要があります。 結果には、仕事の中断、降格、または極端な場合には解雇などが含まれます。 実際には、従業員の行動が改善されない場合に何が起こるのか正確に詳述されていない不正行為を報告するサンプルレターには注意を払うべきではありません。 あなたがあなたのビジネスで秩序を回復するために抜本的な対策を講じなければならないならば、これはあなたにいくらかのカバーを与えます。

応答または上訴する従業員の権利の詳細

インターネットを閲覧して不正行為を報告する見本の手紙を探すと、その告発に答えるための従業員の権利、および不正行為の発見に訴えるまたは異議を申し立てるための従業員の権利を詳述するセクションがよく表示されます。 通常、これはレポートの最後に含まれており、従業員が調査結果を上訴する方法、調査結果を上訴する期間、上訴を提出する方法、および従業員が不正行為について行ったコメントに関する情報が含まれています。 。 レポートのこの最後の部分では、従業員があなたが設定した改善計画に同意したかどうかも示します。