ビジネスプロセス管理プロジェクト憲章の書き方

中小企業は、会社の事業目標を達成するために部門の境界を越えることができる特定の活動の流れに依存しています。 人、システム、および機械によって実行されるこの一連の調整された活動は、ビジネスプロセスと呼ばれます。 ビジネスプロセス管理（BPM）は、中小企業の所有者が、会社の財務上および業務上の目標に対する貢献度を高めるためにプロセスを修正または標準化するために使用する方法です。 たとえば、BPMプロジェクトでは、コストを削減したり製造効率を高めたりするために事業活動を標準化しようとします。 プロジェクトの目標に関係なく、BPMプロジェクト憲章はプロジェクトの存在とその資金援助を正当化するのに役立ちます。 そのために、プロジェクト憲章は、取り組むべきプロセスの問題、プロジェクトの目標と範囲、そしてチームの役割と責任を文書化します。 プロジェクトの最終製品、スケジュール、予算、そして仮定やプロジェクトリスクを含む追加情報も含まれています。

1。

プロジェクト憲章に盛り込むためのBPMプロジェクト提案の重要な要素を検討する。 プロジェクトは、プロジェクトの目的、範囲、予算など、プロジェクト提案の情報に基づいて、プロジェクトスポンサーとプロジェクトレビュー委員会によって「グリーンライト」が与えられます。 その結果、プロジェクト憲章に提案のこれらの要素を含めることで、提案で参照されているように、承認された期待される結果に対してプロジェクトの活動、リソース、およびパフォーマンスを測定することができます。

2。

評価して標準化するビジネスプロセスと、そうすることによるプロジェクトスポンサーへの利点を一般的な言葉で説明してください。 また、BPMプロジェクトにつながった現在のプロセス状態の財務上または運用上の重要性も参照してください。 たとえば、プロジェクトチームのメンバーは、受注処理を観察して、現在このプロセスを構成している個々のアクティビティと、このプロセスによってもたらされる問題を特定します。 この憲章は、運営委員会とプロジェクト関係者の承認を得てプロジェクト活動を正当化する権限としての役割を果たすという点で正確に述べてください。 。

3。

プロジェクト提案からBPMプロジェクトスコープを取得し、それをプロジェクトチャーターに文書化します。 プロジェクト範囲とは、プロジェクトチームによって実行される作業を指し、プロジェクトの境界とそれに含まれるビジネス機能を定義します。 たとえば、人事教育などのソリューション実装要件として考えられる、注文入力などの特定の機能分野が記載されています。 さらに、コンピュータシステムの変更、内部プロセスの変更、およびプロジェクト方法論の要件についても説明します。 プロジェクトの範囲を変更するために使用されるメカニズムも文書化されています。

4。

BPMプロジェクトのスポンサー、マネージャー、チームメンバー、および利害関係者を特定します。 チームメンバーのプロジェクトの役割を文書化し、プロジェクトの運営とその結果の両方に対する各利害関係者の影響を説明します。 たとえば、「このプロジェクトの参加者は、受注を作成し、製品の入手可能性を確認し、注文をスケジュールし、顧客要件を作成し、価格条件を維持し、信用確認を行い、注文確認を顧客と注文のステータスを監視します。」

5。

BPMプロジェクト活動、プロジェクトの開始日、個々のプロジェクト活動の開始日と終了日、およびプロジェクト全体の完了とその結果の表示の両方の期限を参照するタイムラインを作成します。 各プロジェクトステップは、ステップの完了を担当するチームを参照する必要があります。 プロジェクトの開始から終了まで相互に直接続く活動を特定します。 予定どおりにこれらの活動を完了できなかった場合、プロジェクト全体のスケジュールに悪影響が及びます。

6。

BPMプロジェクトのためのBPMプロジェクト作業成果物 - プロジェクト「成果物」を確立する。 各成果物を説明し、それがどのように準備され提示されるかについて話し合う。 たとえば、ソフトウェアプログラムの仕様は、Word文書またはVisioのフローチャートに表示される配布物です。

7。

プロジェクト提案予算に基づいて詳細なBPMプロジェクト費用予算を作成します。 資本コスト、専門サービス、継続的な運用コストなど、プロジェクトの短期および長期のコストを見積もります。 予算データはプロジェクト憲章の重要な要素であり、承認のために運営委員会とプロジェクト関係者に提出されます。

8。

BPMプロジェクトに影響を与える追加情報を記録します。 たとえば、BPMプロジェクト管理の対象ではなく、プロジェクトの成功の可能性に影響を与える外部イベントを文書化します。 また、プロジェクトチャーターの範囲、スケジュール、予算、その他の要素に影響を与える可能性がある、差し迫った組合ストライキなどのリスクについても説明します。 経験豊富で訓練を受けた人員の限られた可用性など、リソースの制約について話し合う。 また、予想される障害や金銭、人、システムの制約に対抗するための緊急時対応計画を文書化します。

必要なもの

• ミッションステートメント
• プロジェクト提案
• 組織図

ヒント

• プロジェクトチャーターを各チームメンバーに提示します。
• プロジェクトの予定表を使用して、チームメンバーに目標を思い出させ、以前の成果を認めます。
• 暫定的なお祝いでチームメンバーをやる気にさせる。