企業に苦情の手紙を書く方法

あなたがビジネスを運営するとき、あなたは顧客と同じくらいサプライヤと対話します。 顧客から苦情がある場合は、それを解決する必要があります。 同様に、あなたが供給業者に苦情を抱えているならば、あなたはそれが解決されることを期待するべきです。 しかし、大企業の注目を集めるのは、中小企業としては難しい場合があります。 苦情の手紙を使って適切な人に連絡を取りましょう。

アドレス

あなたの名前、役職、会社名、住所、および日付を手紙の先頭に書いてください。 これはあなたがあなたの手紙に対する返事を受け取りたい場合に提供するために不可欠な情報です。 連絡担当者の名前がある場合は、その連絡先の名前と役職を手紙の先頭に挿入します。 会社の名前とその住所を記入してください。 連絡先の名前がない場合は、名前を省略して会社名の後に "Consumer Complaint Division"を挿入してください。

過去の関係を説明する

会社との過去の関係を要約してください。 たとえば、10年間同社の製品を使用してきた場合は、これを読者に伝えます。 会社からの年間または毎月の購入額または金額を述べることもできます。 これは、あなたが保存する価値がある長年の関係を持っていることを受け手に示しています。 この関係を継続したいことを会社に伝えますが、それはあなたの苦情が解決した場合に限られます。

コンテンツ

あなたの苦情を説明することで詳細になりなさい。 該当する場合はシリアル番号を含め、会社から提供されたサービスまたは製品を説明します。 購入が行われたとき、またはサービスが提供されたとき、およびそれが行われた場所を受信者に知らせます。 問題を明確に説明し、払い戻しなどの特定の解決策を求めてください。 あなたが彼らに消費者保護団体の援助を求める前に彼らに答えるために一定の時間を与えるであろうと述べることによって手紙を締めくくりなさい。 最後に、連絡先の電話番号を入力し、上記の住所を参照してください。

ヒント

あなたの手紙を書くときは落ち着いて丁寧にしなさい。 不幸だと会社に知らせても大丈夫ですが、脅迫的な言葉や怒った言葉を使わないでください。 手紙を送る前に、会社の地元の支店に電話してみてください。 それでもうまくいかない場合は、全国本部に手紙を送ってください。 それでもうまくいかない場合は、州の消費者保護事務所またはBetter Business Bureauに連絡してください。