返金を拒否する手紙の書き方

不幸な顧客を持つことを好む中小企業の所有者はいませんが、顧客の都合で問題を解決できるとは限りません。 顧客があなたの製品やサービスに費やしたお金の返金を要求する場合、あなたはすべての利用可能な情報を検討し、状況が返金を正当化するかどうかを判断する必要があります。 払い戻しを発行しないことにした場合は、払い戻し請求を辞退した理由を簡潔に説明した、丁寧でしっかりした拒否の手紙を送って、速やかに顧客に知らせてください。

プロの文房具と挨拶文を使用する

あなたの手紙を書くとき会社のレターヘッドを使い、標準のビジネスレターフォーマットに従ってください。 顧客の日付と氏名、住所、および簡潔な件名を含めます。たとえば、「件名：5月10日の払い戻し請求」などです。 トーンを設定するには、 "Dear Ms. Smith："のような正式な挨拶文で開きます。

しっかりとした丁寧なトーンで書く

しっかりしているが丁寧な言葉を使う。 あなたの最初の数センテンスで、払い戻し請求を認め、あなたが状況を調査しそしてあなたの決断に達するためにあなたが取ったステップを簡単に説明しなさい。 「私はあなたの要求を取り巻く状況を個人的に調査しました」または「私たちはあなたの契約条件を見直した後私たちのマネージャーと話しました」といったフレーズであなたの訴訟を強化します。

謝罪の立場をとる

丁寧な後悔を表明しますが、あなたが要求を拒否していることを明確に述べ、あなたの主段落にその理由を記載してください。 可能な限りあなたの決定を正当化するために特定の会社方針を引用しなさい。

例

顧客が最近購入した時計の払い戻しを要求している場合、あなたの手紙は読むかもしれません：

「新しい時計に不満を抱いて申し訳ありませんが、払い戻しをしないことにしました。製造元の方針では、この時計は防水ではないので水中では使用しないでください。保証は無効になります。」

それ以外の場合は、会社の保証された払い戻し期間が期限切れになったことを指摘することによって、または「現状のまま - 払い戻しも返品もしない」という契約の下で商品が販売されたことを顧客に思い出させることによって決定を説明できます。

あなたが顧客を大切にすることを強化する

最後の段落に、顧客の後援に感謝するという簡単な説明を含めます。 あなたが長期的または価値のある顧客を疎外することを恐れているならば、払い戻しの代わりにもっと価値の低い何かを提供することを考えてください。

例

次のようなフレーズを考えてください。

「現時点では払い戻しはできませんが、私たちはあなたのビジネスを大切にしており、次回の購入時に15パーセントの割引を提供したいと考えています。」

他の選択肢は、将来の購入で使用され得るクレジットを提供することであろう。 この慰めは返金拒否の打撃を和らげるかもしれません。 手書きの署名を含め、正式なビジネス署名ブロックで手紙を閉じます。

送信前の校正証明書

手紙を慎重に校正してください。 誤字や文法の誤りを訂正し、きれいなコピーを印刷してから再署名してください。 特に価値のある顧客の場合、またはかなりの払い戻し請求があった場合は、送付する前に他の所有者または上級管理職にあなたの手紙の見直しを依頼してください。