会議のお知らせを書く方法

会議の発表を書くには、時間、場所、およびカバーされている内容を入力するだけでは不十分です。 同僚は忙しいかもしれませんが、出席する必要がないなど、会議に出席しない理由がいくつもあるため、アナウンスで出席者数が最大になるようにします。 あなたが良い投票率を必要とするならば、すべての基本をカバーすることはあなたが椅子でより多くの体を得るのを助けるでしょう。

1。

会議の理由から始めましょう。 通常、会議のトピックに関与していない従業員を招待している可能性があります。また、会議の理由から始まらない限り、会議は彼らにとって有益ではないと誤って考えるかもしれません。 例えば、プログラマーは、金融会議についての会議の発表を読み終えていないかもしれません。 会議でハードウェアの新規購入に焦点が当てられ、プログラマの意見が必要な場合は、発表の最初にその情報を入手してください。

2。

5つのWを含める。 誰が、いつ、どこで、なぜ、そしてどのセクションに箇条書きを入れることで、参加者がアナウンスメントから物流情報を簡単に収集できるようにします。 あなたがあなたの唯一のフォーマットとしてこれを使用するならば、あなたが来るように人々を納得させた後に、時間、日付と場所を最後に置きなさい。

3。

不在の否定的な結果を与えます。 不在のマイナス面とその目標を達成していない会議を含めることによって、あなたのメッセージの重要性を増してください。 たとえば、十分な数のコンピュータプログラマが会議に参加しないと、新しいハードウェアの購入が遅れることや、プログラマ以外の人が購入するハードウェアを決定することになります。

4。

誰が会議を要求しているかを伝えます。 労働者は、直属の上司や大企業が電話している会社との面会を見逃すことを望みません。 会議を呼び出す人が重要な場合は、それを発表に含めます。

5。

RSVPを依頼してください。 あなたが潜在的な出席者のために悪い時間にあなたの会議を予定するならば、あなたは低い出席を得るかもしれません。 労働者があなたのメッセージを誤って解釈したので、あなたはまた出席率が低いかもしれません。 RSVPを要求すると、メッセージを誤って伝えたのか、それとも悪い時期に会議をスケジュールしたのかを判断できます。 電話番号やEメールアドレスなどの連絡先情報を入力してください。

6。

行動への呼びかけを含める。 多くの人々は、予定をスケジュールしたり、壁掛けカレンダーや卓上カレンダーなど、他の重要な日付に注目する方法を使用したりします。 忘れないように、今すぐ会議に注意するように招待者に依頼してください。 これは、あなたの発表に基づいて、出席することを決断した人々が直ちにそのイベントを予定することをより可能性の高いものにするかもしれません。