非営利団体向けの地域会議予算の書き方

多くの非営利団体は協会のために資金を集めるために会議を使いますが、他の団体は会議を費用と見なします。地域会議は通常、全国の会議よりも人数が少ないため、規模の小さい経済で計画する必要があります。会議の予算を作成するときに、最終目標を知っていると、目標を達成するための支出およびマーケティング活動を計画するのに役立ちます。

1。

可能であれば、前回の会議からの予算と、少なくとも3年前に戻ってくる予算を取得します。会場、ケータリング、視聴覚、マーケティング、講演者、交通機関を含む、各会議のすべての契約のコピーを入手してください。地区大会を開催している支部または地区の場合は、所属する国内組織に連絡して、国内事務所がどのような財政的支援、マーケティング支援、または物流支援を提供するか尋ねてください。国の代表者を主催したり、スポンサーを宣伝するための財政的義務があるかどうかを尋ねます。

2。

理事会または会議の委員会の指示に従って、その会議で行われる予定の活動と、それらの活動に関連するすべての費用のリストを書きます。カクテルパーティー、宴会、ゴルフまたはテニスのトーナメント、講演会、委員会、見本市、配偶者および子供たちの活動、ダンスを含みます。理事会メンバーの宿泊や旅行、会議のマーケティング、プログラムブックの印刷、サイト訪問、登録ブース、ベンダーの勧誘などの活動以外の費用のリストを書く。

3。

予想される収入と支出をページの左側にリストしたマスター予算文書を作成します。登録料、活動費、プログラムブック広告、スポンサーシップ、展示会ブース、商品提供の機会、および抽選会などの収入源を含めます。固定費と変動費であなたの費用をリストしなさい。たとえば、視聴覚費用は登録番号によっては変わりませんが、飲食料は変わります。

4。

教育、娯楽、活動、マーケティング、現場での物流、見本市など、会議のさまざまな分野に対応するためのブレイクアウト予算を作成します。各地域を管理するためのコストを表示します。たとえば、オンサイトの物流には、登録デスクのスタッフ、トランシーバー、バッジ、登録ソフトウェア、シャトルサービス、出席者用のバッグなどがあります。マーケティング予算には、イベント前後の印刷およびデジタル広告とプロモーションをすべて含める必要があります。

5。

講演料や、旅費、宿泊費、食事代、付随費用を支払う必要があるかどうかを判断するために、講演者の候補となる可能性のある講演者または組織に連絡してください。あなたのイベントでの露出と引き換えに無料のスピーカーを提供するかもしれない業界のベンダーに連絡してください。彼らの費用でイベントに参加することを計画し、資格のある専門家であり経験豊富な講演者であるあなたの会員からのボランティアを募集してください。

6。

予算のコピーを3部作成して、低、中、高の出席率、および低、中、高の収益予測に基づいてシナリオを作成できるようにします。さまざまな出席レベルの影響を調べ、出席レベルとスポンサーシップの参加に基づいて、支出を削減する必要がある場所や支出を増やす機会がある場所を判断します。