電子文書管理システムとは

紙の文書やファイルを維持することは、組織にとっては高価な提案です。 文書はファイルフォルダーに挿入して高価なファイリングキャビネットに入れ、オフィスの不動産は保管用に取っておく必要があります。 ファイルが必要になったときは、ファイルを取り出してもう一度提出しなければなりません。 これらの問題のために、多くの会社は電子文書管理システムに向かっています。 多くのシステムが利用可能ですが、それらはすべて同様の機能を提供します。

到着スキャン

電子文書管理システムを使用しているオフィスに文書が到着すると、その文書はバルクスキャナーを使用してスキャンされます。 これらのスキャナは、一度に複数のページを処理できるシートフィーダを備えたコピー機とよく似た動作をします。 文書がスキャンされると、店員はその文書に名前、ファイル番号、またはその他の追跡コードを割り当てます。 電子文書が作成された後、元の紙の文書は細断処理す​​ることができます。

文書管理ソフトウェア

専用の文書管理ソフトウェアを使用して、各ファイルを整理して保存します。 これらのツールは、各文書の内容を読み取る強力な光学式文字認識を使用することによって、保管および検索プロセスを単純化します。 この情報は電子ファイルの一部として格納され、データベースに格納された各文書の内容を検索することを可能にします。 従業員は、特定のクライアントからの特定のキーワードを含む、または他の変数を使用しているすべての文書を検索できます。 通常、ファイル係の時間に何時間もかかるものは、誰でも数分以内に達成できます。

電子ルーティング

文書がスキャンされると、店員はそれをレビューのために組織内の誰にでも転送できます。 従来の紙の環境では、これは手動でファイルを配信することを伴いました。 ファイルが紛失したり、数日または数週間従業員の机の上でだれになったりするのが一般的でした。 文書管理システムは、組織内の誰かによる即時レビューを可能にします。 どんな文書でも、職場と領土の間でさえも、従業員間で即座に転送することができます。

強化されたセキュリティ

すべての電子文書は、銀行で使用されているものと同様の拡張セキュリティプロトコルを使用して保護できます。 特定の従業員だけが特定の情報にアクセスできるように文書を保護することができます。 ロックされたファイリングキャビネットは、パスワードで保護されたセキュリティシステムに置き換えられ、情報が誤った手に渡る可能性を大幅に削減します。 営業部門はあらゆる従業員が利用可能な文書を保存することができますが、人的資源は機密情報が完全に保護されたままであることを保証できます。

オフサイトバックアップ

文書のデータベースは、どのデバイスにも簡単に保存できます。 主記憶装置は、多くの場合、情報技術部門に配置されているサーバー上の、会社の本社内に配置されています。 データも簡単にバックアップされ、オフサイトに保存されます。 これは、紙のファイルを大幅に改善したもので、水による損傷や火事によって簡単に破壊される可能性があります。 文書データベース全体のコピーをオフサイトに保管することで、優れた事業継続計画を立てることができ、大災害によって重要な情報が失われることがなくなります。