プロジェクトではどのような種類のコミュニケーションを使用する必要がありますか？

プロジェクトの成功には、コミュニケーションと他のチームメンバーとの付き合い方が非常に重要です。 最終的なプロジェクトの全体的な計画と実行には、さまざまな種類のコミュニケーションが関係している可能性があり、口頭、書面、電子、および対面式の対話が含まれる場合があります。 情報の流れもプロジェクトの成功に重要な役割を果たします。

書かれた

書かれたコミュニケーションは簡単にコピーされ、チームの全メンバーに送信されます。 締め切り日、手順、および会社の方針はすべて、誤解を避けるために書面で送付する必要があります。 プロジェクトチームの一部が異なる場所にいる場合は特に、電子メールは重要な情報を伝達するための効果的な方法です。 明確さは、すべての参加者に正確な詳細と適切な情報を伝えるために不可欠です。 チームメンバーがデータで過負荷になるのを避け、チームメンバーがプロジェクトの各セクションを完了するために必要な情報に優先順位を付ける必要があります。 無関係な文書やデータでプロジェクトメンバーを圧倒しないでください。

電子

電子メールのメッセージや指示に加えて、迅速で効果的なコミュニケーションを促進するために電子ツールを利用することができます。 チームがさまざまな場所に散らばっているときに参加者がブレーンストーミングや質疑応答から恩恵を受ける可能性がある場合は、ビデオ会議を使用します。 スプレッドシートとビデオファイルを電子メールに添付して、チームメンバーへのより詳細なプレゼンテーションを行うことができます。 社内のWebページを使用して、プロジェクト参加者がいつでもどこでもアクセスできる情報と更新を提供します。 Webサイトは、役割を果たさない分野でも、すべてのチームメンバーがプロジェクトの進行状況をフォローできるようにする効果的なリソースです。

面と向かって

個別に、そしてチームとしての面談は、プロジェクト全体の成功につながるコミュニケーションプロセス全体において重要な役割を果たします。 チームメンバーと直接話しているときは、反応を測定してメッセージを確実に受信できます。 チームメンバーを集めることで士気が高まり、プロジェクトに対する創造性と熱意が高まります。 議題が計画されていて、関係者全員が同じメッセージを聞くようにしたい場合は、会議は適切です。 ワークショップ、セミナー、会議は、コラボレーションと新しいアイデアの無料交換を引き起こします。

レスポンシブ

見過ごされがちなコミュニケーションの極めて重要な側面の1つはリスニングです。 チームメンバーに、自分が言った、書いた、または表示した内容が適切に受け取られたことを知らせるには、積極的なリスニングが必要です。 フィードバックにはさまざまな形があります。 個人的には、あなたのボディーランゲージはあなたの注意のレベルを表していますが、質問とタイムリーな入力はあなたがそのメッセージを聞いたことを意味します。 電子メールの返信、テキストメッセージ、およびメモによって、チームの他のメンバーに、自分のメッセージが受信され理解されたことがわかります。