記録保管システムを確立する方法

記録保管システムを確立するには、現在の会社の慣行と実行可能な計画を十分に検討する必要があります。 ペーパーレスの電子システムをセットアップする場合でも、紙の記録を使用してシステムを作成する場合でも、同じプロセスを使用します。 これは論理的な組織化の原則を適用することを含みます。 適切な部門、つまりカテゴリーは、効率的で効果的なシステムの鍵です。

レコード保管システムを作成する

1。

あなたの会社が保存したいレコードとあなたの現在のレコードのコレクションと保存方法を見直してください。 あなたが組織することを計画している資料を概説することにおいてあなたと働くために小さな委員会を形成してください。 すべての記録を網羅するために必要なカテゴリを作成してください。

2。

文書を、担当者にとって意味のあるわかりやすいカテゴリに整理します。 カテゴリの主な基準は、他のカテゴリと重ならないことです。 主要なカテゴリが顧客の場合、各顧客、または互換性のある顧客グループがサブカテゴリとして機能します。 製品または仕入先レコードは異なるカテゴリに属している必要があります。 各カテゴリおよびサブカテゴリ内で、個々のレコードはタイトル順、開始日または完了日、部署、または検索を便利で一貫性があり効率的にするその他の方法でアルファベット順に並べることができます。

3。

システムを従業員に説明するトレーニング資料を用意します。 記録の保存と検索の手順と利点を説明するためのトレーニングプログラムを実施する。 レコードの収集、提出、配布を職務としているレコード取扱者には特に注意を払ってください。 システムが設置された後に質問を受ける可能性が高いユニット監督者。 開発チームのメンバーを使用して、問題を修正したり使用をより簡単かつ効率的にしたりする変更についてシステムをモニターするのを支援してください。

4。

バックアップシステムのないファイリングシステムは完全ではないか、または安全ではありません。 データを失うと、企業は大きな財務上の損失を被ったり、廃業したりしました。 重要な記録については、重複した記録を作成し、安全で耐火性のあるオフサイトの場所にそれらを提出することで支払う可能性があります。 もう1つの方法は、重要なデータを電子的にスキャンしてファイルをオフサイトのオンラインストレージに転送することです。 データの機密性が問題になる場合は、ファイルを自分のドライブにバックアップして、安全なオフサイトの場所に保管することができます。