あなたがファイルを添付しているならば、あなたはプロの電子メールで何を書きますか？

情報を迅速に送信する機能は、プロの世界では評価されています。 メッセージングフォーマットとして、電子メールはショートメッセージに最適です。 添付ファイル、または通常の電子メールメッセージに含めるのが難しい情報とフォーマットを含む別のファイルを配信する機能もあります。 プロの電子メールは、その重要性を示し、受信者にファイルが安全であることを保証するために、電子メールに添付されている添付ファイルを認めなければなりません。

件名

プロの電子メールに空白またはあいまいな件名があると、受信者は重要な添付ファイルが含まれていることに気付かずにメッセージを見落とす可能性があります。 プロのEメールの有効な件名は、Eメールの内容を約10語以内で識別します。 たとえば、新しい作業手順に関するガイドを従業員に送信する場合、件名に「重要：新しい作業ガイドが添付されています」と表示されることがあります。 あなたの連絡先があなたのEメールアドレスに精通していない可能性がある場合、これは特に重要です。

概要

添付ファイルを含むプロの電子メールの本文には、添付ファイルの内容を説明する概要も含める必要があります。 この要約には、添付ファイルを送信した理由も説明されています。 添付ファイルが新しい作業手順に関してすべての下位スタッフを同じページに配置することを意図していると言った場合は、添付ファイルを開いてファイルを読む可能性が高くなります。 添付ファイルが単なる短いメモの場合は、添付ファイルを使用するよりも、単に電子メールの本文にファイルを要約する方が簡単な場合があります。

添付フォーマット

添付ファイルは必ずすべての受信者が受信して開くことができる形式で送信してください。 たとえば、添付ファイルがDOCXファイルの場合は、Microsoft Word 2007でしか開くことができません。これは、必要なソフトウェアがインストールされていない自宅のコンピュータで開くことができるプロの電子メールにとって特に重要です。 電子メールに、添付ファイルを開くために使用する必要があるプログラムの名前を含めます。

その他のプロフェッショナルEメールのヒント

簡潔さは、電子メールを書くとき、特にあなたがプロの電子メールを作成するときに非常に重要です。 添付ファイルの要約も含めて、電子メールの本文を4〜5段落以下にしてください。 つづりと文法への注意は常に重要ですが、プロのEメールでは非常に重要です。 「親愛なる」や「気になる可能性のある人へ」などの適切な挨拶文を必ず使用してください。 あなたのEメールをプロよりもカジュアルに見せるかもしれない様式化されたフォントや大きなフォントから離れてください。