ファックスエチケット

ビジネスコミュニケーションのエチケットのルールは依然として適用されますが、ファックスによるビジネス資料の送信はほとんどコンピュータ化されています。 これは、プロによるプレゼンテーションを確実にし、あなたのファックスが意図した受信者に届くようにするためであり、機密情報は秘密にされています。 ファックスエチケットは、ファックスプロセスの合理化に役立つ内部ルールとガイドラインの確立にも役立ちます。

発信ファックスID

ファックスを電子的に送信するかファックス機で送信するかにかかわらず、各ファックスには必ず識別情報を添付してください。 これはあなたの会社名とロゴ、連絡先情報とファックスを送っている個人の名前を含むべきです。 また、ファックス送信日、添付ファイルの性質とサイズ、およびファックスの理由を示すメモも含めてください。

スパムなし

スパムや迷惑な広告を送信するためにファックス機を使用しないでください - それはあなたの顧客を苛立たせるだけです。 ファックスを要求された情報と時折のニュースの更新に制限し、要求されていないファックスを短くしてください - せいぜい1ページか2ページ。 同様に、あなたがスパムを受けないようにあなたのファックス番号を保護してください。 これはあなたの機械と紙やインクを浪費することがあります。 必要に応じて自分のファックス番号を知らせるだけで、従業員による個人的なファックス送信はお勧めしません。

機密情報を保護する

他の人がファックスを送信しているときや、トレイに新しいファックスが表示されたときは、ホバーしないでください。 これにより、個人情報の機密性を保つことができます。 即時の送受信ニーズが最初にカバーされることを確実にするために必要ならばファックス機の使用を優先しなさい。

ファックス規制

可能であれば、送受信のファックスを管理アシスタントに依頼してください。 これにより、スタッフがファックスを待機したり、定期的に機械や騎手の位置を確認したりする必要がなくなります。 この作業を担当する担当者を1人にすると、業務が合理化され、ファックス送信がより効率的になります。

ファックスしない場合

ファックスにはカバーシートの名前に属するものよりも多くの目で見られる可能性があることを忘れないでください。 人的記録や会社の財務データなど、個人に悪影響を及ぼす可能性のある個人情報をFAXで送信しないでください。 このような種類のデータについては、夜間の配達、またはカタツムリメールを検討してください。