組織の内外の人々と連絡をとるための電話システムの使用方法

現代のオフィスは電子メール通信、携帯電話、ビデオ会議およびテキストメッセージングとの通信における追加の選択に惑わされてきたが、電話システムは依然として通信の障害となっている。 オフィスの電話はあなたのオフィスのヒューマンコアとして機能し、あなたのクライアントに彼らが彼らのニーズを気にする本当の人々と働いていることを知らせます。 あなたのスタッフはあなたの電話システムを使用するときあなたが彼らに要求するエチケットと同様にあなたの電話システムを扱うことの技術的側面を理解する必要があるでしょう。

電話をかける

1。

正しい電話番号を見つけてください。 あなたの電話が内線であろうと外線であろうと、あなたが時間を節約して正しい当事者に連絡するためにあなたが正しい番号を持っていることを確認してください。 誤った電話番号に連絡しないように、連絡先リストまたはRolodexに相談してください。

2。

電話番号をダイヤルして、目的の通話受信者に連絡します。 あなたが正しい人に連絡して彼に挨拶していることを確認し、あなたに電話をかけている場所と電話の理由を知らせてください。 通話中は、親切でプロフェッショナルな雰囲気を維持してください。

3。

状況を続けるときに重要な情報を書き留めておくと、他の人に情報を繰り返すように依頼する必要がなくなり、手元に置いて簡単にアクセスできるようになります。

4。

あなたの議論を要約して、あなたのどちらも何も言うことを残さなかったことを確認して、そして友好的で専門的な方法で電話を終える準備をします。

電話を受ける

1。

オフィスのプロトコルに従って、親切でプロフェッショナルな方法で電話に応答します。 あなたの雇用者があなたの完全な会社名とあなたの個人的な名前を含む電話に応答することを望んでいるかどうかあなたが知っていることを確認してください。 統一された方法で電話に答えることはあなたの会社の自信と結束の予測を与えます。

2。

発信者を特定します。 あなたが彼女を転送する前に、彼女が誰に連絡を取りたいか、そしてあなたが彼女の意図された通話受信者に追加の情報を与えることができるかどうか調べてください。 この情報を書き留めて、電話を受けている人に正確に情報を提供できるようにします。 着信者に着信者の情報を知らせることによって、彼は名前で彼女に応答することができます。

3。

電話を正しい従業員に転送します。 あなたが彼を正しい従業員に向かわせることを丁寧に呼び出し側に伝えます。 彼に感謝し、良い一日を彼に入札しました。 あなたが電話の受け手に着いたら、誰に電話をかけているのか、そして電話が何を参照しているのかを彼女に伝えなさい。

4。

目的の通話受信者が自分のデスクから離れている場合は、メッセージを受信するか、発信者にボイスメールを送信します。 受信者に正しい情報があることを確認するか、書き留めるか、受信者に送信する電子メールを準備します。 オフィスがボイスメールシステムに大きく依存している場合は、通話を受信者のボイスメールに送信します。 必ず発信者を正しい内線番号に送信してください。

必要なもの

• 連絡先リスト
• メッセージパッド

ヒント

• 通話が失われていないことを確認するために、会社の一括ボイスメールボックスをチェックするように従業員を指定します。
• ボイスメールシステムには、多くの場合受信トレイに制限があります。 問題を解決したら、メッセージを削除して、新しい電話や問題に十分なスペースがあることを確認します。
• パーソナルボイスメールグリーティングを設定して、着信した発信者が適切な相手に連絡できるようにします。 親切でプロフェッショナルなメッセージで物事を個人的なものにしてください。

警告

• 電話をかけないと、会社の評判が悪くなり、ビジネスに支障をきたす可能性があります。 従業員ができるだけ早く電話をかけ、できるだけ多くの支援と情報を提供するようにしてください。