ペーパーレスファイリングシステムを使用する方法

ペーパーレスファイリングシステムには、環境保護やオフィス周辺の雑然とした混在の減少など、さまざまな利点があります。 ただし、すべてを電子的に保存することに慣れていない場合は、紙を手放すのが難しい場合があります。 コンピュータファイルが危険にさらされた場合、あなたはすべてのデータを失うことを心配するかもしれません。 ペーパーレスファイリングシステムを使用するときに適切な予防措置を講じることで、不安を軽減できるだけでなく、環境への影響を軽減できます。

1。

ペーパーレスファイリングシステムを簡単に維持するために必要な機器を購入する。 これには通常、コンピュータ、スキャナ、外付けハードドライブ、そして場合によってはサムドライブが含まれます。 データを電子的に処理するために、データベース、人事、会計プログラムなど、追加のコンピュータソフトウェアが必要になる場合があります。

2。

あなたの紙のバージョンと同じ方法であなたの電子ファイリングシステムを設定してください。 これにより、従業員は必要な特定のファイルを簡単に見つけることができます。 簡単に参照できるように、新しい電子システムのチャートまたはサイトマップを作成して配布します。 ペーパーレス体制が整ったら、職員向けの研修を実施する。

3。

コピーが電子ファイリングシステムに存在するようにすべての紙の文書をスキャンします。 ペーパーレスファイリングシステムはおそらくあなたのハードコピーが細断処理ま​​たはリサイクルされることを意味します。 紙が破壊される前にあなたが電子版を持っていることを確認してください。

4。

電子ファイルのバックアップ方法を決めます。 2台目、さらには3台目のバックアップシステムを設置することで、データを安全に保つことができます。 火事、洪水、盗難、その他の災害に備えて別の保護層を提供する、オフサイトのセカンダリバックアップシステムを指定します。 ご希望の場合は、この目的のためにサーバーまたはインターネットベースのバックアップサービスを使用してください。

5。

郵便やファックスなどの紙による通信方法を排除するようにスタッフに奨励する。 文書を転送する主な方法としてEメールを使用します。 ハードコピーファックスを電子的に送受信して排除します。

必要なもの

• コンピューター
• スキャナー
• 外付けハードドライブ
• サムドライブ
• ソフトウェア
• シュレッダー

ヒント

• 優しい手でペーパーレスポリシーを実行します。 ペーパーレス化するには、日常の習慣を破るか変更する必要があります。その変更に慣れるまでには少し時間がかかります。 移行が完了するには、数ヶ月先に日付を設定してください。
• ペーパーレスファイリングシステムに切り替えた後、会社の紙の使用状況を追跡します。 毎月電子メールをスタッフに送って、会社が毎月どれだけの量の紙を節約したかを新しい方法に切り替えることによって示します。