雇用検証ファイルシステムの種類

米国では、会社の全従業員が合法的に仕事をする権限を与えられていることを確認するのは雇用主の責任です。 これの前提は単純に思えるかもしれませんが、あなたが大規模な人事部を持たない中小企業の所有者、または人事担当者なら、法的な複雑さを理解するのは難しいかもしれません。 幸いなことに、従業員の適格性情報を整理するのに役立つファイリングシステムを作成するために、雇用法のバックグラウンドを持っている必要はありません。

I-9フォーム

米国市民権移民局によると、米国内のすべての雇用主は、雇用された個人ごとにI-9フォームを完成し、保持しなければなりません。 これには、米国市民とフォームの米国セクション1で働く権限を持つ非市民の両方が含まれ、通常は従業員が記入し、法的な名前、生年月日、住所、社会保障番号を含む従業員の情報の領域で構成されます。 。 セクション2は雇用主によって記入され、雇用主が従業員の労働許可証からの情報を記入するところです。 承認された就労許可証には、有効な運転免許証と社会保障番号、米国のパスポート、および永住者カードが含まれています。

記入したI-9フォームに記入する

多くの雇用主は、運転免許証やパスポートなどの従業員識別文書のコピーを作成します。 その後、身分証明書とは別に記入済みの署名入りI-9フォームを提出します。 I-9ファイルと身分証明書は、通常、非公開としてマークされている、またはロックされてさえいる安全なファイルです。 雇用主は、個人情報の盗難を防止し、個人の従業員情報が秘密にされることを保証するためにこれを行います。

アプリケーションファイル

ほとんどの雇用主は従業員の申請書も同様にファイルに保管しています。 従業員の申請書とI-9フォームを別々に提出することは法律で義務付けられていませんが、ほとんどの人事部門が申請しています。 USCISまたは米国労働省からの雇用確認監査に遭遇したことがある場合は、紙の申請書、機密保持契約、その他の情報で満たされた何百ものファイルを調べるよりもはるかに簡単に情報を見つけることができます。薬物スクリーニング結果などの従業員のフォーム I-9を別に提出する他の理由は、I-9が通常従業員の国籍に関する情報を持っているということです。 この情報が安全に提出された場合、雇用主は他の従業員が自分の民族性に基づいて従業員を差別するのを防ぐことができます。

ファイルを保管する

I-9はUSCISに送られません - それは雇用者と一緒に保管されます。 USCISによると、このフォームは、雇用日から最低3年間、または従業員が解雇されてから少なくとも1年間は保管しなければなりません。 会社によっては、ファイルを最小要件よりも長く保管し、古いI-9用に追加のファイリングシステムを作成します。