課題ベースのアジェンダを書く方法

議題に基づいた議題は、会議を順調に進め、あなたのグループが召集されている間にすべての重要事項に確実に参加するのに役立つ便利なツールです。 それを作成することは重要な問題の識別、それらの優先順位付けとそれぞれに必要な行動のモードの決定を取ります。 課題に基づいた議題に従って行われる会議は、より効率的かつ効果的に動きます。 問題ベースのアジェンダを作成するために使用できる手順は次のとおりです。

会議の問題点を特定する

あなたのグループや組織が会議中に議論しなければならない問題を特定します。 予算の問題、土地とリースの契約、人事、マーケティング、その他の重要な討論事項など、あなたが直面している緊急の課題に直面しています。 トピックのアイデアについて同僚と話し合います。 カレンダーを参照すると、今後のイベントや期限に関連する問題を特定するのに役立ちます。 前回の会議の議事録を確認して、過去の未完成の問題または表に残っている問題に対処します。

適時性または重要性に基づいて問題を整理する

特定されたすべての問題に対して優先順位を設定します。 あなたは彼らの締め切りや時間枠に従ってそれらを分類することを選択できます。 多くの問題はそれらに行動を起こすために特定の日までに対処されなければなりません。 他の問題は、その重要性に基づいて議題に優先順位を付けることができます。 予算、修理、購入などの重要な項目は、遅かれ早かれ必要性があるため、アジェンダに含める必要があります。 適時性または重要性に基づいているかどうかにかかわらず、最も重要な項目はあなたの議題の最初に置かれなければなりません。 重要性の低い項目が議題の末尾に表示される場合があります。

問題に必要なアクションを特定する

各問題に必要な処置を提供してください。 あなたの理事会または会議出席者は、議題項目に基づいて行動するために何をしなければならないのか分からないかもしれません。 時には、さらに調査を求める動きが必要です。 多くの品目は、購入、人事採用、またはその他の重要な決定を進めるために、多数決で承認された申立てを必要とします。 他の例は問題のためのサポートを提供するために決議を必要とします。 他の議題項目は会合に出席するそれらに情報を提供する行為以外の行動を必要としません。 行動要件は、あらゆる問題に基づくアジェンダの不可欠な部分です。

議題以外の項目について話し合う時間をスケジュールする

今後の検討のために新しいトピックが取り上げられたり特定されたりする可能性がある場合には、フォーラムで公開討論する時間を含める 緊急の詳細は課題に基づく議題に含まれるかもしれませんが、理事会メンバーまたは会議出席者はあなたのグループまたは組織によって行われるビジネスにとって重要な追加のトピックを知っているか、または議論することを選ぶかもしれません。 あなたの議題に追加のトピックに取り組むための指定された時間がなければ、あなたはあなたのグループが効果的に重要で重要な問題に対処する能力を妨げています。 オープンフォーラムの機会は、アジェンダが適切に機能するために不可欠です。