組織の評価報告書の書き方

評価は、パフォーマンスを測定し改善するための重要なプロセスです。 中小企業のオーナーとして、あなたは間違いなく自分自身、あなたのビジネス、またはあなたの従業員について十分な評価を行い、そのプロセスはほぼ第2の性質になっています。 評価報告書は基本的に同じプロセスの正式な文書です。 評価がクライアント組織に対するものである場合は、過去に実施されたことのある関連レポートについて組織に依頼してください。 これらのレポートは現在の評価で対処されるべき情報を提供するだけでなく、あなたはそれをフォーマットして詳細度に関してクライアントの期待が何であるかを見るためにレビューすることもできます。

準備

評価を実施するために使用されたすべてのデータを収集して確認します。 データを確認しながら、レポートに表示される内容と表示される結果について理解しておく必要があります。

レポートの主要な利害関係者を特定します。 これらには、報告書を読み、その調査結果に関心を持つ人が含まれます。 利害関係者はさまざまですが、多くの場合、組織の長、クライアント、サプライヤ、財務支援者、および従業員が含まれます。 利害関係者はあなたの観客なので、レポートを書くときには、彼らの質問や懸念を心に留めておいてください。

データを確認しながら明らかになった結論を書き留めます。 データを編集してレポートを作成するにつれて、新しい結論が明らかになるのは普通のことです。 あなた自身の先入観や利害関係者の目的に合ったデータを強調するのではなく、心を開いてデータをレポートの形にしてください。

評価レポートを書く

「概要」または「エグゼクティブサマリー」の見出しを書き留めます。 これはほとんどの評価レポートの最初のセクションですが、通常は最後に書かれています。 このセクションを使用して、他のセクションを完成させた後のレポートの最も重要な点を要約してください。

評価が行われた理由を詳しく述べた「背景」の節を書きなさい。 この報告につながる過去の評価からの発見と提言を強調する。

評価された内容と評価が実行された日付を説明する「スコープ」セクションを書きます。

評価を行った人と組織をリストした「レビューア」セクションを書きなさい。

評価中に行われたステップを説明し、使用されたツールとリソースをリストする「評価プロセス」セクションを書きなさい。 複数の評価が行われた場合は、それぞれのプロセスを別々に説明する必要があります。

実行された評価ごとに「評価」セクションを書きます。 これらは、同じ被験者に対する異なる種類の評価または評価されている異なる被験者であり得る。 たとえば、ある人が電話インタビューを実行し、Webサイトが分析された可能性があります。 付録を除いて、評価セクションは通常最長で最も詳細です。

各評価からの推奨事項を一覧にした「推奨事項」セクションを作成します。 各評価には独自の推奨事項のリストを含めることができますが、最も重要な推奨事項を簡潔なリストにまとめ、すべての利害関係者が読みやすく理解しやすいものにします。

評価を実施するために使用されたサードパーティのリソースを引用して、必要に応じて「参照」セクションを書きます。 これには、組織の方針、使命声明、またはベストプラクティスに関する業界紙が含まれます。

必要に応じて、評価の実行中に収集されたデータを含む「付録」セクションを書きます。 これは多くの場合、スプレッドシートやその他のデータを含む、1つ以上の別々のドキュメントになります。

文書全体を校正して、「要約」セクションを完成させます。 レポートの最終版を印刷する前に、各レビューアにコピーのドラフトコピーを渡して、その結果が正しく文書化されていることを確認します。

先端

• この記事で推奨されているセクションはほとんどの評価レポートに役立ちますが、レポート自体の性質に基づいてレポートに異なるセクションが必要になる場合があることに注意してください。