団体旅行ポリシーの書き方

よく考え抜かれた企業の出張ポリシーは、出張時に従業員を保護し、中小企業の出張経費を削減し、法的責任を制限します。 旅行の予約から始まり、帰国後にスタッフが提出した書類で終わる旅行ポリシーを作成します。

旅行依頼から始める

旅行の承認を得るために従業員が従わなければならない手順の説明からあなたの旅行方針ガイドを始めてください。 各出張は承認されなければなりません：過去に会議やトレードショーに出席した従業員がいるからといって、彼が毎年行くことを承認されているわけではありません。 出張承認に必要な必須情報を記載した書面によるアウトラインまたはフォームを含めてください。 イベントに関連付けられている場合はそのイベントの名前、旅行の目的、旅行の請求先の部門、見積もりの​​合計費用、および日付を入力するように従業員に依頼します。 役職名、従業員の出張を承認できる上司を指定します。

オプション指定

人事部門や経理部門の承認なしに、従業員が自分のフライトやホテルの部屋を予約することを許可しないでください。 従業員は、会社にとって最も経済的なものを選択するのではなく、最も頻繁なマイレージまたは客室ポイントを提供するフライトまたはホテルを予約できます。 従業員が頻繁にチラシや部屋のポイントを貯められるようにする場合は、経理部門または人事部門の本を予約するか、すべての予約を承認して会社に最適なレートを取得します。 あなたの会社が従業員の出張にかかる費用を節約するために頻繁にチラシと部屋のポイントを確保している場合は、この事実を旅行方針ガイドに含めてください。 HRの従業員が承認された出張申請書に基づいて各出張を調査し、フライトと部屋を予約して主要な費用を企業のクレジットカードに請求すれば、これらの懸念の多くを回避できます。

会社の旅行ガイドで、従業員が差額を支払う一方で、会社が最低利用可能料金を支払うという条件で、希望する旅行時間やその他の要因に基づいて、代替または優先の旅程を提案できるかどうかを従業員に伝えます。

経費の詳細

従業員が食事、チップ、タクシー、シャトル、電話、駐車場、その他の付帯料金をカバーするように、日当を設定します。 経費の払い戻しに領収書が必要な旅行ガイドに注意してください。 たとえば、25ドルを超えるすべての支出に領収書が必要であると指定したり、1日の支出総額が1日当たりの料金を超えない限り、食事の領収書を除外したりできます。 返済のために、従業員がクレジットカードの明細書の代わりに領収書を提出する必要があるかどうかを指定します。 たとえば、クレジットカードの明細書にはホテルの請求書の合計金額のみが表示されますが、部屋の請求書にはミニバーや映画のレンタルなど、会社では通常はカバーできない付随費用が表示されます。

安全手順を含める

緊急時に連絡が取れるように、従業員に、滞在先のホテルの電話番号と携帯電話番号を含めるように要求します。 フライト、電車または自動車の移動時間、チェックインおよびチェックアウトの時間、会議の時間など、旅程を離れるように指示します。 彼らは何時間経っても、仕事のEメールで彼らの上司に彼らの到着時間を知らせることを頼みなさい。 従業員が海外に旅行している場合は、有効なパスポート、追加の政府ID、およびその国の米国大使館の住所と電話番号の提示を求めてください。

経費払戻手続きを含める

従業員に、帰国時に提出する返済フォームを見せる。 あなたが強調したい部分の上にメモを付けて見本コピーを提供してください。 経費払い戻し請求書の提出手順を明確に記載してください。 これには、フォーム、特定の特定の品目に必要な領収書、要求の送信先の個人または部署の名前、および要求の送信期限が含まれる場合があります。