すばらしいカスタマーサービスレターの書き方

顧客対応は、顧客の事業に対する感謝、迅速な支払いの促進、取引のフォローアップ、または問い合わせや苦情への対応に使用できます。 手紙や電子メールのような対応は、適切な思いやりを持って作成され配信されるとき、あなたのビジネスがその顧客サービスレベルを高めるのを助けることができます。

手紙をパーソナライズする

読者のところに身を置いてください。 2人目の人を使って、積極的な声で読者を演説し、読者を呼び込み、その手紙が自分のために書かれたものであると感じさせる。 「あなたが私たちを成功させる」という文言は、「私たちは顧客のおかげで成功している」という文言よりもはるかにインパクトがあります。 適切な文法を使用しますが、自分のビジネスについて顧客に感謝するとき、または顧客とのやり取りをフォローアップするときは、非公式の口調で書きます。 あなたが彼女と会話しているかのように顧客に感じさせる。

あなたの考えを整理する

顧客に手紙を書く前に、あなたの考えを整理し、あなたがあなたの通信で達成したい目標を決めてください。 あなたの会社の製品やサービスを宣伝するためにセールスレターを書いているなら、あなたはあなたが提供できるものと顧客がどのように利益を得るかについての特定のハイライトを含めることを望むでしょう。 提案や苦情をフォローするために手紙を書いている場合は、その手紙を作成する前に解決策が何かを知っていることを確認してください。 あなたが支払いを要求するために書いているならば、あなたが可能な支払い計画と必要な量を払っていないという顧客への影響に関してあなたが必要とする情報を集めてください。 あなたがカバーする必要があるポイントを詳述しているアウトラインを準備して、あなたがあなたが重要な情報を省略しないようにあなたが書き始めるときそのアウトラインに従う。

手紙を読み、もう一度読む

あなたの手紙はあなたとあなたの会社を表します。 それにスペルミスや文法の誤りが含まれていると、それはあなたに反映され、あなたのメッセージを大きく損なうことになります。 手紙を書いたら、間違いがないか慎重に校正してから内容を読んでください。 あなたがあなたの最初のアウトラインで準備した適切な情報をカバーしていることを確認してください。 あなたがあなた自身の顧客であるかのように手紙を読みなさい。 これがあなたを顧客と呼ぶ事業から受け取りたい手紙の種類であるかどうかを判断してください。

バーチャルレターを活用する

電子メールは、顧客とのコミュニケーションのより受け入れられやすい形になりました。 印刷された手紙と同じように、各電子メールメッセージを扱います。 適切な文法、句読点、および挨拶文を使用して、メッセージを慎重に作成してください。 普通の手紙と同じように、校正するまで "send"を押さないでください。 顧客にEメールを送信するときには、受信者の技術を考慮してください。 HTMLメッセージは必ずしもすべての電子メールシステムで読めるわけではないので、単純なテキストメッセージを送信するほうが安全な場合があります。 簡単なメッセージにはEメールが最も適しています。 あなたのメッセージが長くて詳細であるならば、印刷された手紙はより良い選択かもしれません。 迅速に配達する必要があるより短いカスタマーサービスコミュニケーションのために、電子メールは良い解決策になることができます。