新しい会社方針メモの書き方

事業主には、新しい方針や手続きを作成する多くの理由があります。企業は、従業員ハンドブックと業務ハンドブックの両方を書かれ、全従業員に承認されるべきです。これらの本は会社の方針を記録しています。方針が変更された場合、または新しい方針が実施された場合、雇用主は変更を従業員に通知する必要があります。新規または更新された会社の方針に関するメモを書くことが最初のステップです。

メモフォーマット

Microsoft Wordなどのほとんどのビジネスワープロプログラムには、ビジネスメモ用のテンプレートがあります。テンプレートを使用すると、メモの書式設定が簡単になります。メモをフォーマットするためにテンプレートにコンポーネントを追加するだけです。ほとんどのテンプレートでは、大きなフォントで上部にメモまたはメモという単語が配置されています。彼らはまた、より小さなフォントで、 ConfidentialまたはFor Internal Use Onlyのような説明を含むかもしれません。これはすべてページのヘッダーにあります。

メモの本文は、ブロックフォーマットと呼ばれるビジネスフォーマットを使用する必要があります。各セクションを左マージンで揃え、各ブロックを行間で区切ります。ビジネスフォントの選択は、Courier、Arial、またはそれに似たものにする必要があります。要点は判読可能であることです。ビジネスフォントサイズは通常12ポイントです。

最初のブロックは、配布、日付、および件名のセクションです。例えば：

すべての従業員
投稿者：オペレーションディレクター
日付：2017年3月1日
件名：未割り当ての駐車スペース

受取人は、誰がメモを送ったのか、誰がコピーを受け取るのか、メモの日付と目的をはっきりと把握する必要があります。

メモに情報を表示する

法律が変更されたか、仕事中に問題が発生したためにメモが生成されている可能性があります。将来の問題を防ぐために、ビジネスは新しい方針を実行しています。新しい法律を参照することはまったく問題ありませんが、新しいポリシーの作成につながった個々の出来事を引用することは決してありません。従業員を具体的に参照することを避け、メモの中で炎症や軽蔑的な表現をしないようにします。プロのトーンを維持し、排他的に事実に固執する。たとえば、新しいロッカーポリシーが実施されている場合、その言葉は非難的であったり、以前の従業員の窃盗を何らかの形で参照してはいけません。

メモの本文

メモの本文は、業務用のブロック形式スタイルを使用する1つ以上の段落にすることができます。メモには、既存の方針と新しい方針を、新しい方針の発効日とともに記載する必要があります。

新しい方針に関連する追加情報を提供する必要があるかもしれません。たとえば、新しい連邦規制のために、企業は場所で安全プロトコルを変更する必要があるかもしれません。既存のポリシーに対する変更を強調表示し、古いものと新しいものがどのように異なるのかを明確に定義します。既存のポリシーマニュアルでポリシー名とセクションまたはページ番号が記載されている場所を記載して、既存の関連ポリシーを参照します。

従業員が正しいバージョンを見ていることを従業員が知っているように、各ポリシーマニュアルは日付を記入されるべきです。新しい方針メモで変更を参照するときは、参照されているマニュアルの日付を含めてください。

配布先表

雇用主は、メモを入手する必要があるすべての従業員がコピーを確実に受け取るようにする方法を見つける必要があります。すべての会社がすべての従業員を電子メール配布リストに登録しているわけではありません。メモが誰にでも確実に受け取られるようにするために、労働省とOSHAのポスターが保管されているすべての従業員が見直すことができる場所に掲示してください。 Eメールを持っている従業員の配布リストにEメールを送る。メモを給与明細書に添付するか、マネージャに各従業員にコピーを渡して変更に関する会議を開くよう依頼してください。