あなたの署名に「このEメールを印刷しない」と言う方法

個人およびグループは電子メール通信を使用して電子的にメッセージを送受信します。 人々は、電子メールを使って友人への簡単なコミュニケーション、機密情報、会議のメモ、レポートを送信します。 受信者に電子メールを送信しても、印刷したくない場合は、電子メールの署名でこれを表現する方法がいくつかあります。

この情報を機密にしておく

機密の電子メールを送信するときは、受信者に電子メールを印刷しないように依頼して、電子メールが誤った手に渡る可能性を減らすことができます。 電子メールの最後にある署名領域に、「この電子メールは機密です。印刷しないでください」というテキストを記入してください。

このEメールを保存

電子メールの受信者は、将来の使用に必要となる可能性がある情報を含む重要な電子メールメッセージを受信することがよくあります。 電子メールメッセージを印刷する代わりに、受信者は自分の電子メールプログラム内にそれらをアーカイブすることができます。 あなたのEメールの署名欄に、「このEメールをアーカイブすることを忘れないでください」や「このEメールを印刷する必要はありませんが」のようなメッセージを提供することによってEメールをアーカイブできることを受信者に思い出させることができます。同じ会社で働いている個人にEメールを送信している場合は、同じEメールプログラムを使用している可能性があるので、Eメールをアーカイブするための簡単な手順も提供できます。

イントラネットをチェックする

同僚に電子メールを送信していて、会社の新手順、会社のブログへのログイン方法、ソーシャルメディアのプロフィール、従業員ハンドブック、保険および給付情報、あるいは従業員評価の詳細などの情報が含まれている場合メッセージの内容を社内イントラネットに保存します。 電子メールの署名領域で、受信者が後日情報を表示する必要がある場合は、彼女が会社のイントラネットまたはファイル転送プロトコルにアクセスできることを示します。 メッセージは次のように読むことができます。 この文書を印刷するのではなく、将来参照する必要がある場合は、イントラネットからアクセスしてください。」

環境を保護する

環境にやさしい方法を採用する職場が増えるにつれ、従業員が自分の電子メールの署名にメッセージを書いて受信者に印刷通信を避けるように促すことは珍しいことではありません。 あなたのメッセージは、「印刷する前に環境を考慮してください」または「ツリーを保存してください」と言うことができます。 印刷しないでください。」