後期従業員のためのメモにはどんな言葉を使いますか。

慢性的に遅刻している従業員は会社の費用を負担し、従業員の士気に影響を与える可能性があります。 2010年4月のペンシルベニア州立大学の報告書によると、このような従業員の生産性の低下は、米国の雇用主に年間30億ドルの損失をもたらします。 遅刻の問題が最初に発生したときに口頭で対処することで、会社が円滑に機能するようにします。 ただし、口頭による警告でも行動が改善されない場合は、懸念を書面にする必要があります。 メモは警告文として機能するため、人事部にコピーして従業員のファイルに入れる必要があります。

会社の方針を参照してください

従業員の遅刻を説明するメモを書くときは、まずこの問題に関する会社の方針を参照してください。 あなたのメモをよりプロフェッショナルに見せるだけでなく、この部分を含めると個人的な問題として扱われる可能性が低くなります。 ポリシーを逐語的に引用します。 「従業員ハンドブックの第3章、第1章によると、「従業員は出店の準備をするために毎日定刻に到着することが期待されています」などのフレーズでメモを始めることができます。 最後の支払い期間内に、あなたがこの方針に3回違反したことが私の注意を引きました。」

具体例を挙げる

メモに、従業員が遅刻したときの例を記入してください。 これは、従業員にどの日を参照しているかを明確にするだけでなく、行動が拡大した場合に後で必要になる可能性がある文書を提供します。 たとえば、「2011年2月2日の午前8時16分、2011年2月4日の8時32分、および2011年2月5日の8時13分に記録されたことを記録が示しています。 2011年1月26日にあなたの遅刻。」

結果の説明

あなたの従業員に働きに遅刻し続けることの結果を知らせなさい。 会社の方針を厳守するようにしてください。そうすれば、他の従業員にも同じようにして規律を守っても、あなたの行動は一貫したものになります。 「この文書は警告を出すためのものです。追加の事件は2回目の警告を出すことになります。会社の方針により、2回の警告の後、従業員は雇用から解放されます。会社には何年もの良い年があります。」

避けるべき言葉

従業員への書面によるコミュニケーションは常に明確でなければなりません。 「可能性がある」、「おそらく」、「すべきである」などの曖昧な言葉を使用しないでください。 従業員にとって、自分がどこにいるのかを正確に知ることができるのは公正なことです。 また、打撃を和らげるために、従業員の業績やその他の関連性のない材料についての称賛の言葉を含めたいと思うかもしれませんが、そうしないでください。 その従業員が解雇され訴訟を起こさせた場合、後期従業員へのメモが召喚される可能性があります。これは珍しいことではありません。 混乱や責任を避けるために当面の問題に固執してください。 受け取ったことを示すために、従業員にメモのコピーに署名してもらいます。