政府請負業者のための連邦計時方針

政府との契約により、通常は商業市場には見られない要件が課されます。 政府の請負業者は、連邦調達プロセスの資格を得、その地位を維持するために、追加の規制および手順を厳守する必要があります。 連邦の計時方針は、連邦取得規則および国防契約監査局の要件に含まれています。 彼らは政府の契約で労働の使用を追跡する手動および電子システムに触れています。なぜなら、それは唯一の最大のコストドライバーであり、プロジェクトの総コストに直接影響を与えるからです。

手動タイムキーピング

電子システムの使用が増えているにもかかわらず、連邦政府による計時の基準は依然として手作業に基づいています。 連邦政府は、従業員が個人的に仕事に合わせた時間をインクで記録するなど、受け入れ可能な手動の計時慣行を採用することを自国と契約することを求める企業に要求しています。 上司や管理者は、従業員が病気になっていたり、勤務中に出張しているなど、理由がない限り、従業員に代わってタイムシートを記入することはできません。 従業員は、自分のタイムシートが正確に記入されていることを確認する責任があります。 それから監督者は、文書が支払いのために提出されることができる前に情報に反対署名しそして承認しなければなりません。

電子システム

特に電子計時システムを使用する場合は、政府の契約入札を受ける資格を得たい企業は、適切な内部統制方針を示す必要があります。 承認されていない変更が行われないように、従業員は安全なパスワード保護を使用してタイムシートにアクセスし、タイムシートを個人的に管理する必要があります。 彼らは、給与が支払われたかどうかにかかわらず、勤務していたすべての時間を毎日入力するよう求められていますが、勤務に先立って入力したり労働を請求してはいけません。 監査プロセスの間、DCAAは通常、システムにアクセスした人とそのようなアクセスの理由を確認するためにシステムログを検査することを望みます。 エラーがあった場合、監査はそれがどのように処理されたかを判断しようとします。

書面によるポリシー

政府の請負業者は、会社の慣行および連邦政府の要件への準拠を示す包括的な文書化された計時方針を持つ必要があります。 会社は、タイムシートの作成に関する方針を文書化し、従業員の使用方法について文書化する必要があります。 会社は、特定の政府契約に対して請求する時間を指定するために従業員が使用するコードであり、プロジェクトの総人件費を計算するための基準となるタイムチャージコードに関連したポリシーを書面で作成する必要があります。 会社は、連邦の計時要件の遵守を監視するために、定期的な監査またはフロアチェックの証拠を作成する立場にあるべきです。

遵守しない

連邦政府の計時方針および要件を満たしていない企業、およびその後で規定の基準を下回っている企業は、政府請負業者への参加は認められません。 タイムシートを改ざんすることは、虚偽請求法に基づく刑事犯罪です。 そのような従業員は、会社が政府の契約から取り下げられている間、刑事訴訟に対して責任を負います。 さらに、詐欺的な労働課金システムに従事している政府の請負業者もまた、刑事責任および訴追の余地があります。 さらに、すべての詐欺当事者は、罰金、懲役刑、および連邦政府が詐欺的な支払いで受けた損害の最大3倍の損害である、本法に基づく民事訴訟の対象となります。