ファイル編成手法

組織的なファイリングシステムを維持することには多くの利点があります。ビジネス界では、この種の組織的スキルが生産性と効率性の向上に役立ちます。 ファイル管理システムにはさまざまな形態があるので、あなたのために働きそれらの意図された目的を果たすファイリング技術を思いつくことが重要です。

あなたが提出する必要があるものを知っている

整理する時が来たので、まず机の上にあるファイルの山を調べて、何を提出する必要があるかを判断します。 文書をソートすることで、どのような種類の情報を整理しなければならないかを判断することができます。 「クライアントファイル」、「ファイナンスファイル」、「マーケティングファイル」など、決定したカテゴリに従ってサブパイルを作成します。ドキュメントを並べ替えるときは、不要になったファイルを削除するか、それらを配置するようにしてください。あなたの会社のアーカイブに。

電子ファイルを整理する必要がある場合は、電子文書を使用して同じ作業を行います。 電子サブフォルダを作成し、ファイルの種類に応じてドキュメントをそのフォルダにドロップします。 古くて古い文書をコンピュータのゴミ箱に移動します。

アルファベット順

すべてのサブパイルを完成させ、何をファイルする必要があるのか​​がわかったら、情報に簡単にアクセスできるように文書を整理しておく方法を考え出すことができます。 テキサス州立図書館アーカイブ委員会によると、アルファベット順のファイリングシステムは基本的で最も好ましいファイル編成技術の1つです。 アルファベット順のファイリングは、アルファベットの文字に従って文書を整理することと関係があり、ハードコピーまたは電子的に行うことができます。 文書をアルファベット順にすることを選択した場合は、AからZまでのラベルが付けられてファイリングされているファイルフォルダーを配置します。

年代順

ファイルには、日付順、または日付順にファイルを整理する、年代順の編成手法を使用できます。 Entrepreneur Network(起業家のためのオンラインリソース)は、記録の提出とアクセスをより便利にするので、年代順の編成手法の使用を推奨します。 この種の編成システムは、会議からファイルを片付けるときに特に便利です。 ハードファイルや電子ファイルの場合は、必要に応じて、週、月、四半期、または年に分けられたフォルダを作成します。

プロセスの維持

それらの論文を積み重ねるのは簡単ですが、出願プロセスを確立することは有益です。 新しい書類が机に着いたら、できるだけ早く書類を提出してください。 これにより、大規模なファイリングプロジェクトを実施する手間を省くことができます。 文書をすぐに整理できない場合は、確定順と同じ順序(アルファベット順または時系列順)で書類をファイリングトレイにセットします。 これにより、後でファイリングの手間が省けます。

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