効果的な会議へのガイド

熟練したビジネス専門家は、「会議による死」を恐れています。それは、生産性を浪費する、終わりのない会議のループです。 設定が高性能の会議室でも起業家の本社でも、会話が終了した後に期待されることへの各参加者の理解に従って、会議は成功または失敗します。 経験豊富な進行役は、会議を最大限に活用するためにいくつかの戦略を使用します。

会うか、会わないか

会議に電話をかける必要があるかどうかを判断します。 電話やEメールだけで十分な場合、またはフィードバックを得るために文書を複数の人に転送することでニーズが満たされる場合は、会議が全員の時間の最も生産的な用途であるかどうかを2回考えます。 コミュニケーションの専門家であるTom Krattenmakerによると、「非生産的な会議への解決策は、それを持たないことと同じくらい簡単かもしれません。...情報を共有することが重要です。電子メール、メモ、そして非公式の会話はおそらくもっとうまくいくでしょう。」

会議を計画する

会議には、明確に明確にされた一連の目的と適切な人々がテーブルに集まる必要があります。 ファシリテーターは重要な役割（議長、討議進行役、議事録担当者）を割り当て、参加者が準備できるように十分なリードタイムを持ってアジェンダが出席者に回覧されるようにする必要があります。 議題自体は、各項目に関連した明確な行動または結果を伴って期限付きであるべきです。

出席者リストが議題に適していることを確認し、トピックを発表する予定のある人はだれでも会議の開始前に自分の予想を理解できるようにします。

タイムリーに

時間どおりに会議を開始し、指定された時間にできるだけ近い時間制限のある議題項目を介して進行します。 必ず予定時刻またはその前に終了してください。 議題項目が残っている場合は、フォローアップ会議に延期します。 リーダーシップコンサルタントのCarter McNamara氏は、「常に時間どおりに開始します。これは、時間どおりに現れた人を尊重し、遅刻した人にはスケジュールが深刻であることを思い出させる」と述べています。

会社の会議の文化に注意を払う必要があります。人々が頻繁に連続会議を予定している場合は、出張やトイレの休憩を考慮して会議を10分早く終了します。

グループフォーカスを奨励する

すべての参加者と基本的な会議の基本ルールのセットを共有して、誰もがどのような行動を示さなければならないかを知るようにします。 マクナマラ氏は、「4つの強力な基本原則は、参加し、焦点を絞り、勢いを維持し、閉鎖に到達することです」と述べています。 適時性への期待を設定し、必要に応じて、会議中のラップトップまたはその他の電子機器の使用に関する基準を明確にします。

次のステップを明確にする

会議が延期される前に、行われた主な決定と割り当てられたすべてのタスクを検討し、それらが議事録に文書化されていることを確認します。 追加の会議が必要かどうか、または他の手順やアクションをより大きなプロジェクトまたはプロセスの一部として実行する必要があるかどうかについて、次の手順について話し合うために数分間グループに話します。