人事フォルダに含まれる文書

従業員の人事管理フォルダーに入るフォームと項目がいくつかあります。 これらの形式のいくつかは法的な目的のために維持されています。 他のものは会社の方針および議定書のためにファイルされます。 人事部長はまた、キャリアを通じて従業員の個人的な記録を保管しています。 小企業は、電子ファイルを作成するために従業員の文書の全部または一部をスキャンすることを選択できます。 そのようにファイルは火、水または盗難による損害を被りがちではありません。

法的文書

中小企業の所有者は従業員のために特定の法的文書を維持しなければなりません。 1つの例は、従業員が合衆国で合法的に働くことができることを証明するI-9フォームです。 会社はまた、彼女の法的地位のさらなる文書として、従業員の運転免許証と社会保障カードの写真を保管することができます。 さらに、従業員は通常、仕事を始める日にW-4フォームに記入するよう求められます。これは、人事フォルダーに含まれています。 これらのフォームは、従業員が主張する個人的な免税の数を示しています。

仕事関連の文書

人事部門はまた、従業員の履歴書とアプリケーションをフォルダに保存します。 これらの項目は通常、従業員が仕事に応募するときに送信されます。 会社は、個人の経歴を確認する必要がある場合に備えてこれらの記録を保管しています。 人事管理フォルダーに保管されているもう1つの職務関連文書は、従業員の職務内容説明書です。 これは、通常、従業員の管理、同僚との連携、コミュニケーション、技術的なノウハウなど、さまざまな機能に分けられている、従業員の職責の要約です。

パフォーマンス関連文書

パフォーマンスレビューは、人事管理フォルダーに保管されている他の重要な文書です。 従業員の業績評価またはレビューの記録を保持することは、訴訟から企業を保護するのに役立ちます。 たとえば、中小企業は元従業員からの不当な解雇訴訟に直面する可能性があります。 事業主は、従業員の業績評価のコピーを維持していれば、業績の終了が業績に起因していることをより明確に証明できます。 同様に、懲戒処分または記録の記録はフォルダに保存されることがあります。

その他の資料

雇用主はまた、人事フォルダに記録または従業員の出席、賞、および病歴を保管します。 出席記録を使用すると、マネージャは従業員が病気や休暇の日数を超えたかどうかを判断できます。 多くの場合、企業は従業員に定期的に報奨を提供しますが、これもファイルに保管することができます。 これらの賞には、「今月の従業員」セールスプロモーションまたは特別な表彰が含まれます。 医療記録は通常、米国障害者法に関連する特定のADA法の順守を確実にするために保管されています。 人事部は、機密保持の目的で医療記録用に別のフォルダを作成することがあります。