RFP開発のガイドライン

プロポーザルのリクエストは、ベンダーやサプライヤがプロポーザルを送信して今後のプロジェクトに入札するために必要な情報を提供します。 あなたがRFPを書くとき詳細は重要です。 詳細が多いほど、1つ以上のRFPがニーズを満たす可能性が高くなります。 RFPの作成を始める前に、必要となるすべての情報の概要を準備してください。

いくつかの背景情報

歴史、製品またはサービス、統計、長所、短所、人口統計など、会社に関する背景情報を提供します。 目的の声明は、あなたの会社が必要とする製品やサービスの種類とその理由を説明しています。 プロジェクトの目標に関する情報を追いかけ、これらの目標が会社の特定のニーズをどのように満たすかを説明します。 グループの規模や特別な特性など、プロジェクトから利益を得るステークホルダーに関するセクションは、プロポーザル作成者がプロジェクトが会社の仕事にどのように適合するかを理解するのに役立ちます。

あなたが欲しいもの

プロポーザルに含める必要がある成果物を指定してください。 20の新しいワークステーションのような有形の成果物を含めることは重要ですが、無形のものを忘れないでください。 成果物には、新製品または新サービスがどのようにあなたの会社に役立つかについてのあなたの期待も含まれています。 たとえば、あなたの会社がカスタムソフトウェアを提供する会社を選択している場合、1つの成果物はソフトウェアがあなたの古いシステムからのデータのシームレスな移行を可能にしなければならないと述べるかもしれません。 特定の成果物がなく、問題やニーズを解決するためのアイデアを探している場合は、このセクションを使用してベンダーに独自のソリューションを提供するよう依頼してください。

プロジェクト要件

正確な提案を提供するために、ベンダーはできるだけ多くの情報を必要とします。 プロジェクトの開始時期と終了時期、予算の規模、請求の詳細、インセンティブやペナルティなどをお知らせください。 また、プロジェクトの各フェーズを完了する目標日を含め、パフォーマンス基準を設定し、ベンダーの進捗状況を監視する方法を説明することもできます。 特別な要件については、製造元に通知してください。 あなたはあなたの会社や代理店と同じタイプの雇用慣行に従うことをベンダーに要求するかもしれませんし、あるいは彼らが特定のプロのライセンスを保持することを要求するかもしれません。

あなたは勝者です

プロポーザルを送信するためにベンダーが何をする必要があるのか​​をフォーマットセクションで説明します。 特定のフォーマットやフォントの提案が必要な場合のスタイルガイドと同様に、必要なセクションの概要は役立ちます。 提案を誰に提出しなければならないか、および提案の期限についての情報を提供します。 提案の一環として、会社の歴史、校長、参考文献、同様のプロジェクトでの経験、プロジェクトに取り組むチームに関する情報など、背景の詳細​​を提供するように企業に依頼することがあります。 評価基準セクションを作成して、優勝したプロポーザルを選択する方法と、選択された場合に通知される時期をベンダーに知らせます。