調達体制と組織の構築に関するガイドライン

最高のコストで製品やサービスを入手することが調達の本質です。 調達はあらゆる規模で行われる可能性がありますが、政府のプロセスおよび企業は調達システムを確立することがよくあります。 大規模に運営する場合は、調達システムと組織がビジネスの競争をより公平にし、コスト効率を高め、リスクを評価するのに役立ちます。

評価

調達システムと組織のガイドラインを確立する際には、構造化フォーマットを使用した評価方法を含めることが重要です。 評価は、パフォーマンス指標に従って調達システムの弱点と強みを列挙するために調達システムを評価するのに役立ちます。 さらに、調達システムの競争力を維持し、正しい手順に従うように、調達システムの制約についても説明します。 評価には、予測プロセス、予算作成、収集するために必要な情報の特定、インタビューの対象となる利害関係者の特定、およびポリシーや規制の調査などがあります。

原則

調達システムと組織における原則の確立は、詐欺と陰謀の防止に役立ちます。 採用すべき良い原則には、説明責任、透明性および公正な競争が含まれます。 説明責任は、企業の最良の利益だけでなく、そのビジネスパートナーの利益も常に考慮されるようにするのに役立ちます。 適切な文書化による透明性は、調達方法が適切であったことを示すのに役立ちます。 公正な競争は、すべての入札者に共通の根拠を提供するのに役立ちます。そのため、有益な条件を提供せずに調達の結果に影響を及ぼすことはできません。 企業や公共団体はまた、調達プロセスを合理化するための技術の使用を含めるとともに、調達のプロセスおよび実施を公衆または利害関係者に監視する能力を提供することを望むかもしれません。

方法

企業は常にそのガイドラインに許容できる調達方法を記載する必要があります。 最も一般的な調達方法は競争入札ですが、直接契約、前回の調達入札を勝ち取った事業体とのリピート取引、および入手可能な最善の価格での買物取引も含まれます。

調達ステップ

承認された調達方法を確立した後、会社は商品またはサービスを調達するためにとるべき適切なステップをリストアップするべきです。 これらの手順には、会社の要件を満たすことができるサプライヤの特定、提案のためのサプライヤへの連絡、および将来のサプライヤの方針および慣行の確認が含まれます。 受け入れ可能な入札を受け取った企業は、契約履行プロセスを開始するために契約の交渉を開始できます。 調達システムおよび組織のガイドラインには、文書化する調達マイルストーン、契約更新の理由、および優先支払方法を含める必要があります。