標準操作手順書の書き方

企業や組織は、よく書かれた標準的な運用手順を使用して、新入社員のトレーニングをより効果的に促進できます。 トレーニング以外にも、SOPマニュアルは既存のチームメンバーに使用頻度の低い手順のリソースを提供し、手順が正しいプロトコルで確実に行われるようにし、品質管理を維持します。 標準操作手順書を作成するには、特定のプロセスに含まれるステップを明確に理解している必要があります。

コアプロセスの定義

あなたの会社が持っているすべてのコアプロセスを見てください。 SOPマニュアルでどのプロセスを概説しマッピングするかの定義を始めます。 最後のすべてのプロセスをマッピングする必要はないかもしれませんが、最も基本的で重要なものを確立することが重要です。 たとえば、レストランでは、特定の特製料理の作り方に関するコアプロセスを定義できます。 レストランの清掃方法も重要です。 マッピングした後にSOPマニュアルにそれぞれを統合できるように、コアプロセスのリストを作成します。

各プロセスをマップする

各プロセスは、プロセスを完了するために必要な手順によって定義されます。 ステップを見逃した場合、注文の紛失または遅延、あるいは最終製品の不良が発生する可能性があります。 マッピングはワークフローを引き出すことです。

たとえば、インターネットでの問い合わせの販売プロセス用のSOPを作成しているとします。 最初に、情報を要求した後にリードが最初に連絡される方法をマップします。電話、電子メール、またはテキスト。 各コンタクト用の特定のスクリプトを使用して、最初に見込み客に到達できない場合に営業チームがフォローアップを実施する回数をマップします。 見込み客が商品やサービスを購入するのか、延期するのかに応じて、見込み客に到達したときのフォローアップとは別のスクリプトをマップします。 マッピングが完了したら、簡単な手順でプロセスを書き出します。

チェックリストとフォームを作成する

どのようなプロセスでも、チームメンバーはフォームまたはチェックリストに従うのが簡単です。 マッピングされたプロセスに基づいて包括的なテンプレートを開発してください。 クライアントが特定の情報を収集する必要がある場合は、テンプレートに必要な情報がすべて正しく記述されていることを確認してください。 特にクライアントが彼らの前に座っているとき、チームメンバーがSOPのすべてを覚えていると仮定しないでください。 チェックリストとフォームをプロセスマップと手順の補足として統合します。

SOPマニュアルへの統合

各プロセスをマッピングし、すべてのサポートドキュメントテンプレートを作成したら、それらを完全なSOPマニュアルに統合します。 部署に基づいてマニュアルを整理します。 たとえば、SOPマニュアルに "Sales"、 "Operations"、およびDistributionの各セクションがある場合、各セクションはその部門のコアプロセスにさらに分類されます。商品の配達「配達」セクションには、「注文の受領」、「配達のための梱包」、「出荷」、「フォローアップ」など、いくつかのコアプロセスがあります。

SOPマニュアルを目次で整理し、各手順を太字の見出しに明確に記載してください。 チームメンバーが自分の部署で適切なSOPを見つけやすくするために、マニュアルを簡単にめくるためのタブを含めることもできます。