取締役会への専門的な報告書を作成する方法

経営陣と取締役会の間で正しい情報の流れを維持することは、情報に基づいた決定を下し、迅速な行動をとるために重要です。 正しい情報が確実に表示されるようにするための1つの方法は、取締役会に提供される定期的な報告書を通じてです。 これらのレポートは、適切な詳細が強調表示された状態で簡単に消化できるように、プロのレポート形式にする必要があります。 最も効果を発揮するには、標準の取締役会報告構造を使用してください。

理事会レポートの構造

理事会の報告は読みやすい形式に従うべきです。 一部のレポートは他のレポートよりも短くなります。 たとえば、ある部署の開発プロセスに関する毎月の更新は、プロジェクト全体の年間サマリーほど詳細ではない場合や長い場合があります。

短いレポートは、重要業績評価指標（KPI）を概説する重要なヘッダーと箇条書きのメモのように見えますが、長いレポートは、カバーページと目次を含む学術レポートのように見えます。 レポートの長さに関係なく、レポートの最初の部分に、レポートの送信元、レポートの対象期間、およびレポートの送信先を明記してください。 必要に応じて、読者がすぐにそれを提出し、それを再配置できるように、レポートが説明していることを示すような方法でレポートにタイトルを付けます。 たとえば、「地域に基づく年間売上報告書」は、読者が報告書の中で何を発見するかを明確に述べています。

理事会メンバーがトピックをスキャンして関連情報を見つけることができるように、レポート内でヘッダーと箇条書きを使用します。 これらのレポートは既に監視しているプロジェクトのボードメンバーを更新できるように、レポートはボードからアクションを取得するために使用されることを忘れないでください。 報告書内の情報の概要を理事会に提供するために、紹介と要約のセクションがあるべきです。

レポートを再確認して、フォーマット、文法、つづりが正しいことを確認します。 あなたは理事会が彼らに与えられた情報を信頼することを望みます。 誤りが散りばめられた報告は、報告を提示する人の詳細と専門性について理事会メンバーに疑問を投げかける。

理事会レポートの内容

レポートを書く前に、レポートの目的について考えてください。 目的は単に何かの進捗状況について理事会を更新することですか。 または、資金、新しいリソース、または変更に対する要求が出されていますか？ レポートの目的を満たすようにコンテンツを指示します。

目的に関連する情報とデータを編集します。 たとえば、ソフトウェアプログラムの新しいロールアウトでボードを更新する場合は、どのマイルストーンが達成されたか、次の段階で何が行われるのか、および関連するタイムラインに関する適切な詳細を収集する必要があります。 これまでの進捗状況に基づいて、発生した問題や予測した問題に注意することも賢明です。 プロジェクトが予定より進んでいる場合は、理事会メンバーを熱心に保つために、方法と理由を書き留めてください。 進捗が予想より遅い場合は、その理由を明確かつ簡潔に説明してください。 情報を隠さないでください。 取締役会は解決策を提供するのを助けるためにそこにあります。 問題を説明しないと、解決策を見つけるのが難しくなります。

あなたの説明を簡潔にしてください。 あなたが一文で何かを言うことができれば、段落全体を書く必要はありません。 あなたが外部の研究、ニュースまたは以前の報告を参照しているならば、参照を書き留めて内容を要約してください。 次に、誰かがより多くの情報を必要とする場合は、参照資料を利用可能にします。これにより、理事会メンバーが追加情報を必要とする場合は、情報を省略せずにレポートを簡潔にします。

締約国の責任

委員会の執行役員または代表取締役が報告を作成する責任を負っていますが、取締役会とマネージャの両方が協力して取り組む必要があります。 理事会が情報に基づいた決定を下すのに必要な情報なしで報告を受けている場合、理事会は管理者が従うための理事会報告テンプレートを作成しなければなりません。 組織のレポートを標準化することで、情報の流れに関して、全員が同じページに表示されます。

この手順は情報を処理するのに役立ちます。 すべてのレポートが同じ方法でフォーマットされている場合、ボードは各レポートに何を期待するべきかを知っています。 さらに、取締役会が各報告書に特定の質問と必要な情報を設定するとき、それは当て推量を排除します、それは管理者が報告書を書くことから生じます。 誰もが正しいデータを追跡し始め、次に組織が情報をより迅速に処理し、より自信を持って意思決定を行うのに役立つ方法でそれについて報告します。