従業員に仕事の詳細な手順を書かせる方法

多くの場合、あなたの会社の経営に最も近い人々はあなたの従業員です。あなたのスタッフはタスクと手順を定期的に実行するかもしれないので、彼らはあなたよりもこれらのプロセスについてもっと知っているかもしれません。手順説明書を含むマニュアルは、あなたの会社にとって貴重な資産です。最も効果的なマニュアルはあなたの従業員からの直接入力の結果かもしれません。手続きマニュアルを作成するために、従業員に自分の作業の詳細な手順を書かせる。

1。

手順書が必要な作業を選択してください。多くのステップを伴う混乱したまたは複雑なタスクを人々が見つける活動は手順から利益を得るかもしれません。従業員が間違いを犯さずに完了しなければならない重要な作業も、文書化された手順から恩恵を受けます。

2。

プロセスの認識を開始するために、従業員がタスクをどのように実行するかについて考えるように奨励します。従業員は、自分がタスクを実行する方法について覚えておきたい点をメモしておくことをお勧めします。従業員がタスクの実行を支援する指示やマニュアルを持っている場合は、それらの資料を収集する必要があります。

3。

あるタスクに協力しているすべての従業員を集め（該当する場合）、そのプロセスの共同ドラフトを書きます。黒板またはホワイトボードを使用して、最初のステップから始めてプロセス全体を通してステップを作成しながら、誰もがステップを確認できるようにします。各ステップを動詞で始めて、プロシージャーをアクション指向で簡潔にします。

4。

手順が正しく正確にカプセル化されていることを確認するための手順草案について話し合う。簡潔で直接的な指示に努める。重要な理由についての簡単な詳細を提供することによってステップに追加できる場合は、この追加情報を追加してください。必要に応じて修正または調整を加えます。

5。

ユーザーがプロセスを想定するのに役立つ場合は、手順に図や画像を追加します。

6。

手順の最終ドラフトを作成します。手順を校正して普通紙に印刷します。手順をバインダーに入れ、バインダーの背に沿ってタイトルを付けて明確にラベルを付けます。プロシージャバインダは、従業員がタスクを実行する場所の近くに配置します。