ビジネスレターで名を使用する方法

職場外での生活は25年前よりもはるかにカジュアルな環境になるかもしれませんが、コーポレートコミュニケーションに関して言えば、それはあなたのマナーやあなたの職業上の長老たちを気にするのに役立ちます。 ビジネスレターやその他の正式な文書での名前の使用は、眉をひそめるものではありませんが、その用途はコンテキスト、スタイル、およびアプローチによって大きく異なります。

1。

あなたの手紙の受取人との関係を考えてみましょう。 あなたがあなたが書いている人に会っていないならば、二度考えさえしないでください：例えば、 "Mr. Jones"、 "Ms. Smith"、 "Dr. Warner"、または「クレイトン牧師」 いくつかの例外はありますが、ほとんどの企業環境では、中立的で専門的な「さん」に従っています。 「ミス」や「夫人」ではなく あなたがその人があなたよりも年齢が若く、または彼女がより低い職位にあることを知っていたとしても（例えば、あなたはあなたがあなたの会社の社長であり、別の会社の部長に書いている）。個人的には、彼女の名前を使わないでください。

2。

あなたと受取人との関係の文脈について考えてください。 以前に彼女と会ったことがある場合は、社内メモや電子メールなど、彼女の名前でアドレスを指定しても問題ありません。 ただし、ファーストネームを使用するときは、あなたの裁量を使用してください。 たとえば、会社の他の人がその手紙を読んだり、高レベルの法的、財政的または管理上の問題を扱って公式ファイルの一部と見なされる可能性がある場合は、デフォルトで正式スタイルにして正式に対処します。

3。

連絡文書に第三者が含まれる場合は、姓を使用してください。 会社の社長に手紙を書いていて、同僚や友人のJill Jonesに言及している場合は、単に「Jill」ではなく「Ms. Jones」を使用してください。 非公式の電子メールや社内メモはより柔軟で、ファーストネームの偶然の使用を可能にすることができますが、疑わしい場合は正式なタイトルとラストネームを使用してください。

4。

文章全体を通してあなたの手紙の受取人に対処する際の一貫性を保つように努める。 「ヒューズさん」への手紙を始めて、「ありがとう、ボブ」で終わらないでください。