会計方針と手続きの書き方

会計方針と手続きはあなたの従業員があなたの絶え間ない監督なしであなたのビジネスを運営するのを助けます。 それらは単純で、理解しやすくそして従うのが簡単です。 たとえば、小切手を受け入れないというポリシーがあなたのビジネスにある場合、従業員は小切手を監視する場所がなくても小切手を受け入れません。 会計方針や手続きを書くのは難しいかもしれませんが、プロセスを標準化して簡単にしておくことで、長期的にはあなたを助けるでしょう。

1。

あなたの文章を整理しましょう。 買掛金、売掛金、固定資産など、会計プロセスごとに個別のセクションがあります。 各方針と手順（P&P）に番号を付け、番号付けシステムを使用して文書を整理します。 たとえば、すべての売掛金のP&Pは1から始まり、2の買掛金になる可能性があります。 201または2001

2。

テンプレートを使用してポリシーと手順を書きます。 それはドキュメンテーションを書いて理解するのを簡単にします。 上部に名前、日付、文書番号、その他の情報を含む標準ラベルがある形式を検討してください。 その下には、P＆Pの目的を説明するための「目的」というセクションを配置し、それに続いて、標準化したいプロセスの実際の説明から始めることができます。

3。

正しいつづりと文法を使ってはっきりと書いてください。 方針や手続きは多くの人に使われることになっているので、読みやすく絶対確実なものにしてください。 人の名前の命名は避け、代わりに役職名を使用してください。 混乱を避けるために、文章の一貫性を保ってください。 「会計事務員」の請求書がある場合は、他のP&Pで同じ位置を「事務員I」または「ファイリング事務員」に変更しないでください。

4。

良い内部統制に向けて、あなたの方針や手順を設計してください。 たとえば、簿記係は小切手に署名できないようにする必要があります。 すべての小切手の支払いには、購入が承認され、すべてのサービスと商品が適切な方法で受け取られたことを確認する所有者または管理者からの承認が伴います。

ヒント

• あなたの業界向けの既製のポリシーおよび手順ソフトウェアパッケージを入手することを検討してください。 ほとんどのプロセスは類似しており、いくつかの項目を変更または追加するだけでよいソフトウェアを入手することで、時間の節約になります。 すべてを最初から行うよりも、既存の文書を変更する方が簡単です。
• P＆Pを調べて、別の手順を使用して解決できる内部統制の問題を見つけてください。

警告

• ポリシーと手順を少なくとも年に1回見直して、それがまだ有効かつ適切であることを確認してください。 物事はビジネスで変化します、そして、P＆Pはその変化で更新する必要があります。