問題解決ビジネスレターの書き方

多くのビジネスマンにとって、特に問題解決の手紙が手元にある場合は、書くことが難題となります。 あなたが直面しているタスクを本質的に楽観的であると考えることは役に立つかもしれません。 あなたが問題とその結果を概説しているだけでなく、あなたはまた双方の事態を改善するべきである解決策を提供しています。 あなたが顧客、ベンダー、またはビジネス仲間に書いているかどうか、あなたが解決策を提示するために時間をかけているという事実は問題が二度と起こらないことを確実にするのを助けるかもしれません。

1。

あなたの目的の概要を書面で説明するためにあなたの手紙の最初の段落を当ててください。

2。

2番目と3番目の段落で、問題と適切な背景情報を説明します。落ち着いた印象で、皮肉や怒りを欠いているとしても、合理的ではないにしても合理的です。 あなたはまだあなたの解決策を提案していないことを忘れないでください、そしてあなたはあなたの読者にあなたのメッセージを教えてほしくないようにします。

3。

読者が問題の範囲を完全に理解できるように、実際の人間の言葉で問題の影響を説明してください。 彼が隣の昼食に行く間、毎日1時間あなたの建物の前に彼のトラックを定期的に駐車する業者に書いているとしましょう。 舗装に描かれた線にもかかわらず、彼の大型トラックはいくつかの駐車スペースを占有し、あなたの建物の正面にあります。 この行動の結果は、トラックがあなたの顧客を抑止する役割を果たすことになるかもしれません。

4。

あなたがその人とあなたの会社との関係に感謝していると言って、優しさに努めてください。 可能であれば、ベンダが自分のトラックを建物の後ろに駐車することを提案するなど、現在の状況に勝るソリューションを提案してください。

5。

おそらく「仲間のビジネスマンとして」、あなたはあなたの顧客を幸せに保ちたいと願っています。それであなたのビジネスは両方とも繁栄し成長し続けます。

6。

別の解決策を聞いて、問題を話し合うために電話をかけることを強く望みます。 実行可能な代替手段が実際にはないと考えている場合でも、代替手段を楽しませても構わないと思っているという事実は、感謝の気持ちで満たされるべきです。

7。

数日以内に電話することを約束して問題解決の手紙を閉じます。 あなたが問題を満足に解決することができるだろうというあなたの自信を述べてください、そして、彼の時間と考察についてその人に感謝してください。

8。

同僚にあなたの手紙を読み、それを綴りと文法のためだけでなく、トーンと単語の選択のためにも証明するよう依頼しなさい。

先端

• 人間性がそれであるということであるならば、あなたの丁寧で合理的な問題解決の手紙は怒って叱責される可能性が常にあります。 これが起こった場合、あなたは常にもっと強い言葉でフォローアップするという選択肢があります。 楽観的にしてください。 たとえ彼らがあなたの解決策に辛抱強く同意したとしても、ほとんどの人はタクトと外交に前向きに反応します。