ビジョンとスコープの文書を書く方法

ビジョンとスコープの文書は、あなたの顧客や会社が何を考えているかを定義し、そのビジョンを達成するために必要な作業プロセスを記述します。 たとえば、起業家は、自分たちのビジネスアイデアを定義し、それらをどのように実現するかをリストアップするためのビジョンとスコープの文書を書くことから恩恵を受けます。 プロジェクト管理者は、そのような文書を使用してプロジェクトの予想される結果を特定し、その結果を達成するために必要な方法と活動を説明します。

ビジョンとスコープ

ビジョンとスコープは2つの異なるものです。 ビジョンとスコープのドキュメントは、目の前にあるタスクを説明するビジョンセクションから始まります。 ビジョンが明確になると、ドキュメントの範囲部分は、主要なプロジェクト段階のロードマップと実行される活動の詳細と使用される方法論を概説します。 ビジョンを明確にすると、効率的で効果的なロードマップを作成するのがはるかに簡単になります。

ビジョン記述書

ビジョンは概念であり、ものではないため、ドキュメントのビジョン部分は記述が難しいことがよくあります。 ビジョンはあなたの顧客があなたに供給してほしいという解決策です。 あなた自身の会社では、あなたのビジョンは会社が将来のある時点でどうなるかということです。 ビジョンの代わりにゴールを書き留めないでください。 目標は近い将来のベンチマークです。 ビジョンは長期的であり、その過程で目標を達成することによって達成されます。 なぜ顧客があなたに連絡を取ったのか、なぜプロジェクトが作成されたのか、またはなぜ会社が存在するのかを尋ねることによって、ビジョンを発展させます。 次に、顧客が何を望んでいるのか、プロジェクトが何を創造しようとしているのか、または会社が何をしているのかを答えます。 いつ、どこで、どのようにビジョンに関与しているかを調べることによって、ビジョンをさらに説明します。

仕事の範囲

仕事の範囲は、あなたが目の前のビジョンやタスクをどのように達成するかを詳しく述べたものです。 成果物と必要な納期をリストすることから始めます。 目の前のタスク、つまりビジョンへの進捗を示すタイムライン上のベンチマークを確立します。 顧客または会社が情報を提供する際の責任と、進捗状況を報告する際のプロジェクトチームの責任を特定します。 使用する機器の種類や特定のベンダなど、特定の要件を規定します。 最後に、プロジェクトチームのメンバーにタスクを割り当てます。

文書スタイル

ビジョンとスコープのセクションにはトップレベルの見出しを使用し、各セクション内のさまざまなトピックには2番目の見出しを使用します。 各トピックの下の箇条書きリストに詳細を置きます。 必要に応じてグラフ、表、タイムラインを使用してポイントを明確にします。 優れたビジョンと範囲の文書は理解しやすく、読みやすく、プロジェクトの間にチェックリストとして使用することができます。 プロジェクトのタイトル、ドキュメントの日付、プロジェクトを担当する担当者のリスト、およびドキュメントを受け取ることが許可されている担当者のリストを含むカバーシートを使用して、あなたのドキュメントをプロフェッショナルな外観にします。 それが数ページより長い場合は、目次を含めてください。 あなたの文書を計画するのに時間をかけて - 特にビジョンを定義することに関して - そして細部に十分な注意を払うことはより印象的でそして有用な文書を生み出す。