会計と在庫を管理する方法

会計システムと在庫は、盗難、詐欺、または完全な管理ミスに対して特に脆弱です。 あなたの会計記録の完全性とあなたの目録の安全性を管理することは、不必要な経費を減らすことによってあなたの収益に直接貢献することができます。 中小企業の所有者は彼らに利用可能な内部統制オプションの範囲を持っており、各事業はその資産を適切に保護するために独自の統制セットを必要とします。

セキュリティシステム

すべての会計データと在庫はできるだけ安全に保管されるべきです。 在庫保管場所へのアクセスを制限し、記録装置を備えた防犯カメラを設置してください。 盗難や無駄の問題を迅速に発見するために、定期的にランダムな棚卸検数を実行します。

会計データは在庫や現金と同じくらい簡単に危険にさらされる可能性があり、犯罪者は物理的な盗難によるのと同じように会計記録を操作することによって同じ量の財務上の損害を与えることができます。 すべてのサーバーおよびコンピューターワークステーションをパスワードで保護し、社内または第三者のネットワークセキュリティ専門家を雇ってファイルへのアクセスを保護します。 あなたの記録が正確であり続けることを確実にするために内部財務データを銀行報告書と財務書類と比較しなさい。

職務分離

職務分離の背後にある哲学は、より多くの人々がマルチステッププロセスに関与すると、共謀による盗難がより困難になるということです。 会計および在庫業務には多くの活動とステップが含まれます。 あなたの会社のさまざまなレベルの従業員の間でこれらの義務を分けることは共謀の事件を減らすのを助けることができます。 たとえば、同一人物に在庫の発注や入荷の正確性の確認を許可しないでください。 別の例として、同一人物が銀行に預金して現金領収書を会計システムに入力することを許可しないでください。

独立監査

第三者による財務監査は費用がかかり、通常の生産性を阻害することがありますが、財務上の詐欺や盗難の事例を発見した場合、それらは費用に見合う価値があります。 監査人はあなたの会計システムと財務記録を深く掘り下げて、すべての会計業務が倫理的かつ専門的な方法で行われていることを確認します。

あなたのスタッフに、彼らが監査における彼らの役割に備えることを可能にするのに十分な事前通知のみを与える。 窃盗犯が自分の痕跡を隠すのに十分な事前通知をしないでください。

内部レポート

内部統制の効果的なシステムは、管理者や他の意思決定者に定期的な状況報告を提供しなければなりません。 管理情報システムは、あらゆる運用データまたは統計データを結合し、それを読み取り可能な論理形式でマネージャに提示することができます。 MISは、各小売店での日々の売上高や支出などの基本的な情報、および特定の生産ラインセクションでの許容できない、または許容できない間違いの平均数など、より複雑なデータに関するレポートを作成できます。